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Un coin pour Vivi, l'organisation facile

Règles de base du classement

9 Novembre 2014, 05:30am

Publié par Vivi

Aujourd'hui nous parlons classement, avec un petit rappel des règles de base...

L'une des premières choses à savoir quand vous décidez de vous lancer dans le classement de vos papiers, concerne les outils de classement. Si vous optez :

  • pour le classeur, classez par année
  • pour des chemises, classez par catégorie.

Il y a quelques jours, je vous parlais du plan de classement. A l'occasion, il faudra que je pense à vous partager mon plan de classement sous fiche Word.

Comme je l'ai déjà dit (je rabâche, c'est l'âge qui veut ça), j'ai opté pour des chemises et des boites archives.

Partez du principe que chaque boite archive est un thème. Dans chacune j'ai des chemises à élastiques et à rabats, qui contiennent à leur tour des sous chemises. Pour avoir une idée, voici comment j'ai classé certains dossiers :

Si certaines bases de classement sont universelles, il existe de multiples façons de ranger ses documents. Cependant, pour que votre méthode soit efficace, elle doit impérativement permettre un repérage rapide, être compréhensible par tous et rester évolutive. Vous devez donc avoir pris le temps de réfléchir aux types d'informations à traiter. Oui là, je vous ressors, de mémoire, mes cours de secrétariat :D

Peu importe la méthode que vous aurez choisie, vous reviendrez toujours aux méthodes traditionnelles : classement chronologique, thématique et alphabétique.

Chaque jour, vous allez à la boite aux lettres. Vous avez du courrier, et dès que vous avez ouvert les enveloppes, vous savez si ce document a un caractère d'urgence ou non. Si c'est un document commercial (pub ou autre) : poubelle, sauf si ça vous intéresse vraiment et que vous en avez vraiment l'utilité, que vous comptez le consulter plus tard...

Si c'est un document urgent à traiter de suite, si vous avez le temps, traitez le, sinon mettez le en évidence pour penser à le traiter.

Dès l'arrivée d'un courrier, vous devez le classer par ordre d'urgence, le traiter, le reclasser pour être consulter ultérieurement, l'archiver...

Une fois que vous aurez trouver la bonne méthode de classement, vous verrez que c'est simple comme bonjour. Et que ça ne prend pas tant de temps que ça.

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