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Un coin pour Vivi, l'organisation facile

Je classe ma boite... Travail/chômage

21 Mars 2014, 11:13am

Publié par 1boutdevie

Bonjour à tous,

Aujourd'hui, pour continuer sur le classement de mes boites archives, je vais classer la boite "travail/chômage".

Je m'équipe :

  • 1 boite archive (selon votre parcours bien sûr, certains n'auront jamais connu le chômage...)
  • des chemises à rabats et élastiques,
  • des sous chemises,
  • 1 marqueur noir.

Avec Lhom nous avons chacune notre boite archive, et vous allez voir que les deux, ne sont pas rangées de la même façon.

Pour la mienne, mon parcours professionnel se résume à : CDI de 2 ans, intérim longue durée (2 à 3 ans dans chaque entreprise), intérim très courte durée (1 journée, 1 semaine...), chômage.

Je prévois des chemises à rabats

  • 1 chemise pour l'entreprise où j'étais employée en CDI,
  • 1 chemise pour chaque agence d'intérim qui m'ont proposé des petites missions,
  • 1 chemise pour chaque entreprise où j'étais en intérim longue durée
  • 1 chemise pour le chômage.

Sur chaque chemise à rabats "travail", j'indique :

  • le nom de la société. Pour l'intérim, j'indique l'entreprise où j'ai travaillé, et la société d'intérim qui m'employait.
  • la période de travail,
  • le type de contrat (CDI, intérim...).

Les chemises à rabats "travail"

Toujours le même principe que les autres :

classer-ses-papiers-de-travail.jpg Sur la partie gauche, à l'intérieur de la chemise, je colle toujours ma pochette adhésive dans laquelle je glisse mon certificat de travail une fois que je ne fais plus partie de l'entreprise. Toujours penser à garder un exemplaire du certificat de travail.

pochette A4 adhésiveDans ma chemise à rabats, je glisse mes sous-chemises :

  • 1 : fiches de paie,
  • 1 : contrat de travail et tous les documents liés à l'embauche,
  • 1 : documents liés à la rupture de contrat

A vous de créer autant de chemises que vous avez besoin selon les documents.

Dans la sous chemise "fiches de paie", je prends des feuilles A4 repliée en 2 ou des pochettes transparentes (pour classeur) selon l'importance du dossier et je classe les bulletins par année.

La chemise à rabats "chômage"

Toujours le même principe que les autres :

classer-ses-papiers-de-chomage.jpg Sur la partie gauche, à l'intérieur de la chemise, je colle toujours ma pochette adhésive dans laquelle je glisse mon dernier avis de prise en charge à l'allocation.

Dans ma chemise à rabats, je glisse mes sous-chemises :

  • 1 : justificatifs d'actualisation mensuelle,
  • 1 : attestations de paiement,
  • 1 : relevés de situation,
  • 1 : courriers,

A vous de créer autant de chemises que vous avez besoin selon les documents.

Dans chaque sous chemise sur les attestations de paiement et relevés de situation, je prends des feuilles A4 repliée en 2 ou des pochettes transparentes (pour classeur) selon l'importance du dossier et je classe par année.

Bientôt, nous verrons comment classer le dossier travail de Lhom.

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Je classe ma boite... Banques

18 Mars 2014, 08:34am

Publié par Flavie

Après vous avoir expliqué quelles boites archives j'avais, il est temps de voir ce que je glisse vraiment dans chacune.

Petit point à préciser avant de vous parler de ça, c'est que lorsque je décide de modifier mon mode de classement (rassurez-vous ça n'arrive pas tout le temps non plus ), je n'y passe pas la journée, ni des heures interminables. Je me fixe 1 heure par jour selon mon emploi du temps et ma motivation soyons honnête, et je travaille toujours un dossier à la fois. Ainsi je ne m'éparpille pas, et je ne croule pas sous tous les papiers à classer.

A partir d'aujourd'hui, je vais tenter de vous détailler chaque dossier. Aujourd'hui, nous prenons ma boite archive "Banques".

Je commence par ressortir ma fiche "durée de conservation des papiers".

Je m'équipe :

  • 1 boite archive,
  • des chemises à rabats et élastiques,
  • des sous chemises,
  • 1 marqueur noir.

Je prévois 1 chemise par compte. Si vous avez plusieurs comptes dans plusieurs banques, vous pouvez faire 1 boite archive par banque et dans chaque boite, 1 chemise à rabats par compte, toujours selon vos besoins.

Sur chaque chemise à rabats j'indique :

  • le titulaire du compte,
  • le nom de la banque,
  • le type de compte (LEP, compte joint, livret A...)

A l'intérieur, même principe que pour le dossier CAF :

 

classer ses papiers de banque

Sur la partie gauche, à l'intérieur de la chemise, je colle toujours ma pochette adhésive dans laquelle je glisse une page A4 avec le RIB du compte joint. Sur votre espace client internet vous pouvez imprimer vos RIB, généralement 3 par page. Vous gardez toujours un exemplaire dans cette pochette. Quand vous avez besoin d'un RIB vous faites une photocopie, vous découpez vos 3 RIB photocopiés, vous prenez celui dont vous avez besoin et vous glissez les autres dans cette pochette plastique.

 

pochette A4 adhésive

Pour ma part, j'ai aussi dans mon portefeuille, un RIB et 1 justificatif de domicile récent. Très pratique par exemple si vous n'aviez pas prévu de souscrire à quelque chose et que finalement, vous tombez sur une offre très intéressante ou plus avantageuse que celle que vous avez... bien sûr ça sert pour tout un tas d'autres choses, comme des formalités...

Dans ma chemise à rabats, je glisse maintenant mes sous-chemises :

  • 1 pour tous les papiers liés à l'ouverture du compte (contrats...)
  • 6 chemises pour les relevés bancaires (1 par an, sachant qu'on garde toujours sur 5 ans),
  • 1 pour les courriers/mails divers que vous pourriez échanger avec la banque,
  • 1 pour tous les documents relatifs à la clôture du compte (surtout si comme moi avec ma banque, vous finissez en litige au tribunal ).

Ensuite, c'est à vous de voir en fonction de vos besoins, de vos habitudes...

Donc si vous n'avez pas envie d'y passer des heures. Il suffit de préparer tout vos dossiers. Une fois qu'ils sont prêts, et au fur et à mesure que vous classez/recevez vos papiers, vous n'avez plus qu'à les glisser dans chaque dossier.

J'espère que ça vous aura aidé.

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Mes boites archives

16 Mars 2014, 10:22am

Publié par Flavie

Bonjour à tous,

Suite au commentaire de Lisanna, je vais prendre le temps de vous détailler mes boites archives.

Exit les classeurs qui allaient bien au début de notre vie commune ou quand nous étions encore chez nos parents. Les papiers s'accumulent et doivent être conservés assez longtemps (voir toute la vie pour certains). Du coup, il y a quelques mois j'ai commencé à revoir mon classement. Les classeurs me servent pour d'autres choses. Tous nos papiers sont classés directement dans des chemises à rabats qui iront à leur tour dans des boites archives.

J'économise ainsi sur le temps d'archivage le moment venu puisqu'au lieu de sortir des classeurs pour aller dans des chemises... c'est classé directement et il suffit de mettre dans les boites archives quand c'est nécessaire.

Aujourd'hui on verra mes boites archives, ensuite je vous dirais quelles chemises je glisse dedans, lesquelles je garde à portée de main. Puis chaque dossier glissé dans les chemises.

Pour savoir combien de temps conserver chaque papier, vous avez évidemment déjà imprimée la fiche PDF "durée de conservation des documents" que vous avez déjà glissée dans votre classeur de maman organisée depuis des mois

Les boites archives

J'ai une bibliothèque Expedit de chez Ikea. En tout et pour tout, ça me prend 6 cases pour tout ranger. J'ai les cases pour les boites archives, 1 case pour les chemises que je garde toujours hors boite archive parce que je les manipule très souvent. Et 1 case dans laquelle je range toutes mes fournitures en réserve.

J'ai le modèle ci-dessus parce que j'y range aussi mes fournitures pour travailler, mes classeurs de travail... Elle est placée juste à côté de mon bureau (fait par Lhom ), du coup j'ai tout à portée de main.

Banques

  • 1 chemise à rabats par compte

Crédits

  • 1 chemise par crédits

Travail/chômage

  • 1 chemise par employeur
  • 1 chemise chômage

Logement

  • 1 chemise par logement (vu que nous avons déménagé en moyenne tous les 2/3 ans jusqu'à présent, c'est faisable pour nous).

Sinon si, contrairement à nous, vous êtes du genre à rester dans un logement des années, quand les papiers des anciens logements ne sont plus nécessaires, vous pouvez faire des chemises :

  • 1 habitation,
  • électricité,
  • gaz,
  • eau
  • etc.

Impôts

  • impôts lui
  • impôts elle
  • impôts communs
  • taxe d'habitation/foncière

Abonnements divers

  • autoroutes,
  • portables
  • canalsat/canal+... tous les abonnements même résiliés, tant qu'il faut les conserver.

Dossier médical (1 boite archives par personne)

  • examens sanguins/urinaires
  • ordonnances
  • comptes-rendus des scanners/IRM/arthoscranner, radios, échographie (hors grossesse)...

Dans le mien je rajoute :

  • grossesse 1 (avec tous les examens médicaux, échographie, comptes-rendus, ordonnances... liés à ma 1re grossesse)
  • grossesse 2 (même principe que grossesse 1)

Archive personnelle que j'appelle simplement par le nom de la personne

C'est un peu ma petite boite souvenirs. J'y glisse tout ce que j'ai envie de garder. Exemple de la mienne :

  • les diplômes,
  • les carnets de correspondance du collège, surtout du lycée qui est beaucoup plus drôle niveau justification des absences
  • les papiers de ma conduite accompagnée, de mon permis...

Pour les enfants

  • mode de garde (assistante maternelle, crèche...)
  • scolarité (inscription scolaire...)
  • factures (cantine, ALAE, centres...) avec toujours au dos de la facture, la preuve de paiement puisque je règle toujours par CB.

Mes dossiers évoluent aussi au fil des années en fonction des besoins. Moustik est encore petite donc ça me convient comme ça. Peut être que lorsqu'elle sera plus grande je reverrais mon mode de classement.

Assurance/mutuelle  

  • 1 chemise par assurance

J'aurais pu mettre l'assurance voiture dans la boite "véhicule", l'assurance maison dans la boite "logement", ou faire une chemise pour chaque type d'assurance. Mais j'ai préféré ce mode de classement parce que lorsque je reçois mon avis d'échéances, toutes les assurances sont indiquées dessus. Du coup, plutôt que de devoir chercher à chaque fois dans quel dossier est rangé ce fichu avis d'échéance, je n'ai qu'à sortir le dossier de l'assureur. Nous verrons donc plus tard comment j'ai réparti chaque dossier.

Véhicule  

  • 1 chemise par véhicule

Notices des biens

  • 1 chemise pour tout ce qui touche à la puériculture
  • 1 chemise pour l'électroménager
  • etc.

Je vous prépare pour les jours à venir, le détail de chaque boite et de chaque chemise.

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Classer ses tickets de caisse et factures de biens

7 Mars 2014, 14:51pm

Publié par Flavie

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Mon calendrier mensuel

6 Mars 2014, 11:18am

Publié par Flavie

Suite à mon article sur l'agenda fait maison, que vous pouvez lire ICI, je disais que non, je n'ai pas d'agenda fait maison.

J'utilise le Mémoniak, et j'ai à côté, un carnet fait par mes soins lui, en revanche, qui reprend certaines de mes fiches simplement mises au format A5. Le Mémoniak étant bien fait pour l'usage que j'en ai, le compléter avec mes fiches suffit largement pour moi.

Sauf que cette année, j'ai voulu tester le Mémoniak format poche. Il est pareil que le format plus grand, en dehors de quelques trucs en moins. Mais du coup, je le trouve moins pratique parce qu'avant, mes fiches maison étaient glissées dedans. Alors que là, je suis obligée d'avoir 2 choses différentes dans mon sac.

mémoniak

Dans le format pocket, nous n'avons pas le calendrier mensuel qui m'allait si bien pour jeter un rapide coup d’œil sur les rendez-vous importants du mois. J'avais donc décidé de le refaire pour le glisser avec les fiches maisons.

Comme nous entamons le moins de mars, je vous mets en téléchargement, les fiches de mars à décembre 2014. Dans le tableau, j'ai enlevées les dates de vacances et de rentrées scolaires qui ne sont pas identiques pour toutes les zones.

Vous remarquerez que ça ressemble vraiment à l'agenda du Mémoniak. Ce n'est pas pour rien que je dis que je l'adore

Calendrier mensuel mars à décembre 2014

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Un agenda fait maison

4 Mars 2014, 13:31pm

Publié par Flavie

Comme je le disais sur ma page Facebook, je rencontre de nombreux problèmes avec mes adresses mails. Aussi bien Hotmail, que Laposte.

Je reçois bien les demandes par mail, mais je n'ai aucun moyen d'y répondre, ni d'envoyer aucun mail. J'ai donc fini par abandonner cette bataille qui dure depuis janvier, et j'ai pris le parti de répondre par MP facebook ou directement sur le blog.

Aujourd'hui je réponds à la demande d'Enora.

"Je souhaiterais me créer un agenda de toute pièce fait mains ... mais, je ne sais comment m'y prendre ...

Avez-vous des idées ? Des modèles ? Des exemples ? Le matériel qu'il me faudrait (exemples : classeur ou je ne sais quoi ... ); je n'ai vraiment aucune idée ... ) ? Autres ? ... etc ?"

Je n'ai pas, pour ma part, d'agenda fait maison. Depuis quelques années j'ai opté pour le Mémoniak que je trouve parfait pour l'utilisation que j'en ai.

Les articles des autres blogueuses que vous pouvez consulter, et que je recommande (liste non exhaustive, excusez moi par avance les filles

Joyeux bordel au fond du jardin : dans mon agenda,

Le blog de Clara : agenda imprimable à volonté (1er modèle),

Le blog de Clara : contenu de mon agenda,

Le blog de Clara : album de l'agenda

Ce n'est qu'un début et j’avoue ne pas avoir le temps de rechercher tous les liens. Les blogueuses qui ont fait leur agenda maison, n'hésitez pas à me mettre vos liens en commentaires pour que je mette cet article à jour.

Pour ma part, mon agenda, comme je le disais est simplement le Mémoniak. J'ai également un petit carnet A5 qui reprend certaines fiches, listes de mes classeurs maison. Très pratique pour tout avoir à portée de mains, en cas de problème à l'extérieur.

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Trop c'est trop !!

4 Mars 2014, 12:55pm

Publié par Flavie

Je reçois régulièrement des mails pour me demander mes fiches...

Je prends le soin de répondre à chaque mail, pas forcément de suite mais il faut aussi comprendre que j'ai une vie et que ce blog, les fiches... représentent un sacré boulot. Pour chaque fiche, chaque article, c'est du temps que je prends sur ma vie privée.

Le mail de cette nuit en revanche, je ne l'ai pas vraiment apprécié. Déjà parce que bien qu'il contienne un "bonjour", un "bien à vous"... il est totalement anonyme. Adresse mail totalement non identifiable "boite.mails01@." franchement ? Pas un prénom rien. En gros je devrais répondre à une adresse mail tout simplement.

"Bonjour,

Je souhaiterais recevoir de votre part, s'il vous plaît :

- TOUTES vos fiches de TOUS vos classeurs.

- TOUTES vos fiches de votre agenda.

- Que vous me fassiez part de TOUS vos outils d'organisations.

Bien à vous,

Bon Mardi ;)"

Voilà ce que j'ai donc reçu à 2 h 15. On pourra dire que je suis susceptible ou autre. Mais j'estime que ce mail ne mérite pas de réponse. Je prends simplement la peine d'avertir tout le monde ici, parce qu'il ne s'agit pas de la première demande de ce genre.

Je tiens un blog sur lequel je mets en téléchargement libre et gratuit, chacune des fiches au fur et à mesure qu'elles sont modifiées, rectifiées, mises à jour... Je partage mes astuces d'organisation. Je prends le soin de partager également mes méthodes de classement, rangement... Ça n'en a pas l'air comme ça, mais c'est énormément de boulot. Après tout, j'ai appris toute seule à être organisée. Pourquoi les autres n'en feraient pas de même ?

J'estime, et à juste titre que non, je n'ai pas à renvoyer TOUTES mes fiches... pour la simple et unique raison que prendre la peine de les partager c'est déjà un sacré boulot. Les téléchargements, c'est à la portée de n'importe qui. Maintenant, si les gens estiment que je n'en fais pas assez, je peux très bien, et sans aucun problème partager mes fiches par des liens de téléchargements payants.

Donc NON :

  • je n'ai pas que ça à foutre que d'envoyer TOUTES mes fiches. N'importe qui est foutu de télécharger un document sur Internet.
  • je n'ai pas à envoyer TOUTES mes fiches de mon agenda. Pour la simple et unique raison que n'importe quel lecteur de ce blog sait que mon agenda est un Mémoniak. Il suffit donc d'aller l'acheter en commerce. Je n'ai aucune fiche d'agenda.
  • je n'ai pas à faire part de TOUS mes outils d'organisation. Mes articles sont là pour ça.

Mes articles et mon blog en disent suffisamment sur toutes ces demandes. Si certains ou certaines sont trop fainéants au point de me demander de leur mâcher encore plus le travail, faut pas rêver. Je pense que partager tout mon boulot est déjà un sacré coup de main. A un moment donné, faut aussi se prendre par la main et arrêter d'attendre que tout tombe du ciel comme de vrais assistés.

Le partage OK, l'entraide OK, mais me prendre pour une conne, faut pas pousser.

Donc M. ou Mme l'inconnu(e) du mail de 2 h 15, relis TOUT mon blog, TOUS mes articles, et apprends à faire les choses par toi-même.

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