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Un coin pour Vivi, l'organisation facile

Règles de base du classement

9 Novembre 2014, 05:30am

Publié par Vivi

Aujourd'hui nous parlons classement, avec un petit rappel des règles de base...

L'une des premières choses à savoir quand vous décidez de vous lancer dans le classement de vos papiers, concerne les outils de classement. Si vous optez :

  • pour le classeur, classez par année
  • pour des chemises, classez par catégorie.

Il y a quelques jours, je vous parlais du plan de classement. A l'occasion, il faudra que je pense à vous partager mon plan de classement sous fiche Word.

Comme je l'ai déjà dit (je rabâche, c'est l'âge qui veut ça), j'ai opté pour des chemises et des boites archives.

Partez du principe que chaque boite archive est un thème. Dans chacune j'ai des chemises à élastiques et à rabats, qui contiennent à leur tour des sous chemises. Pour avoir une idée, voici comment j'ai classé certains dossiers :

Si certaines bases de classement sont universelles, il existe de multiples façons de ranger ses documents. Cependant, pour que votre méthode soit efficace, elle doit impérativement permettre un repérage rapide, être compréhensible par tous et rester évolutive. Vous devez donc avoir pris le temps de réfléchir aux types d'informations à traiter. Oui là, je vous ressors, de mémoire, mes cours de secrétariat :D

Peu importe la méthode que vous aurez choisie, vous reviendrez toujours aux méthodes traditionnelles : classement chronologique, thématique et alphabétique.

Chaque jour, vous allez à la boite aux lettres. Vous avez du courrier, et dès que vous avez ouvert les enveloppes, vous savez si ce document a un caractère d'urgence ou non. Si c'est un document commercial (pub ou autre) : poubelle, sauf si ça vous intéresse vraiment et que vous en avez vraiment l'utilité, que vous comptez le consulter plus tard...

Si c'est un document urgent à traiter de suite, si vous avez le temps, traitez le, sinon mettez le en évidence pour penser à le traiter.

Dès l'arrivée d'un courrier, vous devez le classer par ordre d'urgence, le traiter, le reclasser pour être consulter ultérieurement, l'archiver...

Une fois que vous aurez trouver la bonne méthode de classement, vous verrez que c'est simple comme bonjour. Et que ça ne prend pas tant de temps que ça.

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Organiser ses rendez-vous personnels

3 Novembre 2014, 05:30am

Publié par Flavie

Aujourd'hui, je reprends les réponses apportées aux questions posées par certaines lectrices dans le cadre du suivi en organisation.

Globalement, les questions sont souvent les mêmes. D'où l'intérêt pour moi de partager ici, en article, bien qu'anonymement.

Vous êtes nombreuses à vous plaindre des problèmes d'organisation sur les rendez-vous personnels. Certaines oublient de les prendre, ou repoussent juste à chaque fois la prise de rendez-vous, d'autres oublient simplement qu'elles ont rendez-vous ce jour là.

Première chose avant de prendre un rendez-vous, connaitre les disponibilités de celui qui doit aller à ce rendez-vous. Il vous faut savoir quand le fixer.

Pour éviter ensuite le "Je pensais que tu t'en étais occupé..." ou le "Tu m'as pris rendez-vous ce jour là, ça ne va pas. J'avais autre chose de prévu...", il y a une bonne astuce. Avec Lhom, depuis le début de notre relation nous avons instauré une méthode infaillible. Méthode très connue que nous appelons le "chacun sa merde". Oui, tu l'auras compris, la plupart du temps, c'est celui qui doit aller à un rendez-vous, qui se le prend. Lhom gère ses rendez-vous, je gère les miens. Pour les rendez-vous communs, nous nous mettons d'accord avant, celui qui doit prendre le rendez-vous aura déjà récupéré 4 ou 5 créneaux pendant lesquels l'autre est également disponible. Évidemment, il arrive que l'un gère un rendez-vous pour l'autre, pour le décharger... dans ce cas, comme je le dis juste avant, celui qui doit prendre le rendez-vous connait déjà les disponibilités du conjoint.

Nous en venons à la partie qui vous intéresse, celle de penser à aller au rendez-vous. C'est bien beau de les prendre, surtout quand on les prend 6 mois à 1 an avant, encore faut-il penser à s'y rendre. Chez nous, tous les rendez-vous sont notés sur nos smartphones. Chacun note sur son portable les RDV de toute la famille. Pour ma part, je mets une alerte 1 h avant. Pas besoin de plus puisque je sais tous les jours ce que j'ai de prévu ou non. Nos rendez-vous sont en effet, également et surtout, notés sur l'organiseur familial, aimanté sur notre frigo. D'un seul coup d'oeil, nous avons donc un visuel pour le mois, la semaine et la journée. Puis enfin, sur l'agenda familial. Avec tout ça, pas d'excuse. Je ne fais pas confiance aux smartphones qui peuvent vite planter et vous perdre toutes les données, comme c'est arrivé à mon médecin traitant, qui, le jour de mon RDV, ne savait même plus que je devais la voir. D'où l'intérêt de toujours avoir un support papier.

Organiser ses rendez-vous personnels

Si j'ai des choses à préparer pour un RDV, je le fais le plus rapidement possible. Je n'attends pas la dernière minute, sinon vive le stress, et le risque d'être en retard. Je prépare tous les documents que je dois apporter ce jour là, de préférence des copies (sauf demandes contraires ou RDV médicaux). Je prépare une pochette qui porte le nom du RDV ou projet, que je glisse ensuite dans le parapheur concerné. Celui de la semaine si le RDV est prévu dans les 7 prochains jours, sinon dans le parapheur annuel dans l'onglet du mois du RDV, en attendant de pouvoir la glisser dans le parapheur de la semaine.

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Préparer les fêtes de fin d'année (partie 3)

1 Novembre 2014, 06:00am

Publié par Flavie

Bonjour à tous,

Un peu moins de deux mois avant Noël, si ce n'est pas déjà fait, on commence les préparatifs de Noël, pour éviter d'être débordée en décembre.

Pour mémoire :

Voici donc mon petit programme du mois pour préparer nos fêtes.

  • Imprimer ou faire imprimer la photo pour les cartes de vœux.
  • Commander les cadeaux par Internet (attention aux délais de livraison avant comme après les fêtes, ils sont beaucoup plus longs). Penser, si possible et si besoin à les faire livrer directement chez les gens (si vous n'avez pas prévu de vous voir, ça vous évitera des frais postaux supplémentaires).
  • Emballer et étiqueter les cadeaux au fur et à mesure.
  • Prendre RDV chez le coiffeur pour la semaine des fêtes.
  • Préparer les CD et DVD : playlist, jeux, films, dessins animés...
  • Lister les cartes de vœux à envoyer.

A partir du 15 novembre

  • Acheter ou fabriquer les calendriers de l'Avent.

Le 30 novembre

  • Offrir les calendriers de l'Avent.

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  Préparer les fêtes de fin d'année (partie 3)

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