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Un coin pour Vivi, l'organisation facile

Mes petits papiers

11 Décembre 2011, 08:28am

Publié par 1boutdevie

Déformation professionnelle ou juste besoin de tout planifier ? J’aime que tout soit organisé.

Quand j'ai choisi de faire des études d'assistante de direction, ça a été 6 années pendant lesquelles je n'arrêtais pas de me dire :
- Mais pourquoi tu as choisi de faire ça ? Tu ne pouvais pas faire du commercial comme tout le monde. Le commerce, là ça recrute. Alors que les secrétaires, on les remplace de plus en plus.
Au bout du compte, j'ai réalisé, que j'adore l'organisation, la gestion, faire des papiers, archiver, trier, saisir des documents, traiter des dossiers...
Quand je bosse, je fais ça toute la journée, et je me plais encore à le faire le soir où le week-end.
Ma petite astuce du jour pour le rangement des papiers : quand je reçois un courrier, je regarde de suite de quoi il s'agit :
- important = sur le bureau
- pas important = dans le carton "à brûler"
Tout ce qui comporte nos noms, prénoms, adresse ou toute information personnelle, nous le brûlons.
Le week-end, quand Moustik est enfin au lit et Lhom devant la télé, je m'occupe des papiers, tranquillement.1) je regroupe tous les papiers par expéditeur
2) je scanne les documents un à un
3) sur un périphérique externe (disque dur, clé USB, CD...) il y a un dossier contenant nos documents. Dans le dossier, plusieurs sous-dossiers (travail, santé, sécurité sociale...). Chaque sous-dossier contient d'autres sous-dossiers.Prenons le cas du dossier TRAVAIL qui se présente ainsi dans mon dossier virtuel :
1 - TRAVAIL
1.1 - EMPLOYEUR X
1.1.1 - CONTRATS
1.1.2 - FICHES DE PAIE
1.1.2.1 - 2010
1.1.2.2 - 2011
1.2 - EMPLOYEUR Y
Etc...Pourquoi faire tout ça ?
  • parce qu'on nous demande souvent des photocopies. Au lieu de chercher le document dans le dossier, le photocopier... je n'ai qu'à l'imprimer,
  • en cas de risque naturel (inondations...), j'ai tout sur un périphérique externe (un conservé chez nous, un autre chez nos parents).
En résumé, il s'agit surtout de gagner du temps et s'assurer en cas d'imprévu.Une fois tous les documents scannés, si je n'ai pas le temps de le faire de suite, j'ai deux bannettes :
  • à traiter (pour les documents à scanner)
  • à classer (pour les scannés à ranger)
Je mets donc les documents scannés dans la bannette "à classer". Et dès que j'ai quelques minutes, je reviens les ranger.Dans mes dossiers, deux supports :
  • les classeurs
  • les boites à archives
Les classeurs me servent pour les papiers de l'année et l'année N-1, voir N-2 selon les documents.
Les boites à archives me servent pour les dossiers clos (ex : ancien employeur, ancien contrat téléphonique...)
En début d'année, je prends les boites archives, et je trie les documents à garder et ceux à brûler. Avant de les brûler, je m'assure de les avoir tous scannés (expérience de la vie, même les factures d'un abonnement téléphonique résilié depuis 10 ans peuvent être utiles, comme dans une procédure juridique avec un ex).
Dans les classeurs, j'en ai fais un, intitulé "photocopies". Quand on vous demande des documents (ex : un dossier pour une demande de prêt), vous fournissez en général des copies. Si votre dossier de prêt est refusé, vous récupérez vos copies. Pourquoi les jeter ou les brûler alors qu'elles peuvent resservir ?
Pour ma part, un classeur à levier, des intercalaires, des pochettes transparentes et voilà mes copies rangées, prêtes à resservir.
Déformation professionnelle ou juste besoin de tout planifier ? J’aime que tout soit organisé. Quand j'ai choisi de faire des études d'assistante de direction, ça a été 6 années pendant lesquelles je n'arrêtais pas de me dire :
- Mais pourquoi tu as choisi de faire ça ? Tu ne pouvais pas faire du commercial comme tout le monde. Le commerce, là ça recrute. Alors que les secrétaires, on les remplace de plus en plus.
Au bout du compte, j'ai réalisé, que j'adore l'organisation, la gestion, faire des papiers, archiver, trier, saisir des documents, traiter des dossiers...
Quand je bosse, je fais ça toute la journée, et je me plais encore à le faire le soir où le week-end.
Ma petite astuce du jour pour le rangement des papiers : quand je reçois un courrier, je regarde de suite de quoi il s'agit :
- important = sur le bureau
- pas important = dans le carton "à brûler"
Tout ce qui comporte nos noms, prénoms, adresse ou toute information personnelle, nous le brûlons.
Le week-end, quand Moustik est enfin au lit et Lhom devant la télé, je m'occupe des papiers, tranquillement.
1) je regroupe tous les papiers par expéditeur
2) je scanne les documents un à un
3) sur un périphérique externe (disque dur, clé USB, CD...) il y a un dossier contenant nos documents. Dans le dossier, plusieurs sous-dossiers (travail, santé, sécurité sociale...). Chaque sous-dossier contient d'autres sous-dossiers.
Prenons le cas du dossier TRAVAIL qui se présente ainsi dans mon dossier virtuel :
1 - TRAVAIL
1.1 - EMPLOYEUR X
1.1.1 - CONTRATS
1.1.2 - FICHES DE PAIE
1.1.2.1 - 2010
1.1.2.2 - 2011
1.2 - EMPLOYEUR Y
Etc...
Pourquoi faire tout ça ?
  • parce qu'on nous demande souvent des photocopies. Au lieu de chercher le document dans le dossier, le photocopier... je n'ai qu'à l'imprimer,
  • en cas de risque naturel (inondations...), j'ai tout sur un périphérique externe (un conservé chez nous, un autre chez nos parents).
En résumé, il s'agit surtout de gagner du temps et s'assurer en cas d'imprévu.
Une fois tous les documents scannés, si je n'ai pas le temps de le faire de suite, j'ai deux bannettes :
  • à traiter (pour les documents à scanner)
  • à classer (pour les scannés à ranger)
Je mets donc les documents scannés dans la bannette "à classer". Et dès que j'ai quelques minutes, je reviens les ranger.
Dans mes dossiers, deux supports :
  • les classeurs
  • les boites à archives
Les classeurs me servent pour les papiers de l'année et l'année N-1, voir N-2 selon les documents.
Les boites à archives me servent pour les dossiers clos (ex : ancien employeur, ancien contrat téléphonique...)
En début d'année, je prends les boites archives, et je trie les documents à garder et ceux à brûler. Avant de les brûler, je m'assure de les avoir tous scannés (expérience de la vie, même les factures d'un abonnement téléphonique résilié depuis 10 ans peuvent être utiles, comme dans une procédure juridique avec un ex).
Dans les classeurs, j'en ai fais un, intitulé "photocopies". Quand on vous demande des documents (ex : un dossier pour une demande de prêt), vous fournissez en général des copies. Si votre dossier de prêt est refusé, vous récupérez vos copies. Pourquoi les jeter ou les brûler alors qu'elles peuvent resservir ?
Pour ma part, un classeur à levier, des intercalaires, des pochettes transparentes et voilà mes copies rangées, prêtes à resservir.
 
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