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Un coin pour Vivi, l'organisation facile

boite archive

Mes boites archives

16 Mars 2014, 10:22am

Publié par Flavie

Bonjour à tous,

Suite au commentaire de Lisanna, je vais prendre le temps de vous détailler mes boites archives.

Exit les classeurs qui allaient bien au début de notre vie commune ou quand nous étions encore chez nos parents. Les papiers s'accumulent et doivent être conservés assez longtemps (voir toute la vie pour certains). Du coup, il y a quelques mois j'ai commencé à revoir mon classement. Les classeurs me servent pour d'autres choses. Tous nos papiers sont classés directement dans des chemises à rabats qui iront à leur tour dans des boites archives.

J'économise ainsi sur le temps d'archivage le moment venu puisqu'au lieu de sortir des classeurs pour aller dans des chemises... c'est classé directement et il suffit de mettre dans les boites archives quand c'est nécessaire.

Aujourd'hui on verra mes boites archives, ensuite je vous dirais quelles chemises je glisse dedans, lesquelles je garde à portée de main. Puis chaque dossier glissé dans les chemises.

Pour savoir combien de temps conserver chaque papier, vous avez évidemment déjà imprimée la fiche PDF "durée de conservation des documents" que vous avez déjà glissée dans votre classeur de maman organisée depuis des mois

Les boites archives

J'ai une bibliothèque Expedit de chez Ikea. En tout et pour tout, ça me prend 6 cases pour tout ranger. J'ai les cases pour les boites archives, 1 case pour les chemises que je garde toujours hors boite archive parce que je les manipule très souvent. Et 1 case dans laquelle je range toutes mes fournitures en réserve.

J'ai le modèle ci-dessus parce que j'y range aussi mes fournitures pour travailler, mes classeurs de travail... Elle est placée juste à côté de mon bureau (fait par Lhom ), du coup j'ai tout à portée de main.

Banques

  • 1 chemise à rabats par compte

Crédits

  • 1 chemise par crédits

Travail/chômage

  • 1 chemise par employeur
  • 1 chemise chômage

Logement

  • 1 chemise par logement (vu que nous avons déménagé en moyenne tous les 2/3 ans jusqu'à présent, c'est faisable pour nous).

Sinon si, contrairement à nous, vous êtes du genre à rester dans un logement des années, quand les papiers des anciens logements ne sont plus nécessaires, vous pouvez faire des chemises :

  • 1 habitation,
  • électricité,
  • gaz,
  • eau
  • etc.

Impôts

  • impôts lui
  • impôts elle
  • impôts communs
  • taxe d'habitation/foncière

Abonnements divers

  • autoroutes,
  • portables
  • canalsat/canal+... tous les abonnements même résiliés, tant qu'il faut les conserver.

Dossier médical (1 boite archives par personne)

  • examens sanguins/urinaires
  • ordonnances
  • comptes-rendus des scanners/IRM/arthoscranner, radios, échographie (hors grossesse)...

Dans le mien je rajoute :

  • grossesse 1 (avec tous les examens médicaux, échographie, comptes-rendus, ordonnances... liés à ma 1re grossesse)
  • grossesse 2 (même principe que grossesse 1)

Archive personnelle que j'appelle simplement par le nom de la personne

C'est un peu ma petite boite souvenirs. J'y glisse tout ce que j'ai envie de garder. Exemple de la mienne :

  • les diplômes,
  • les carnets de correspondance du collège, surtout du lycée qui est beaucoup plus drôle niveau justification des absences
  • les papiers de ma conduite accompagnée, de mon permis...

Pour les enfants

  • mode de garde (assistante maternelle, crèche...)
  • scolarité (inscription scolaire...)
  • factures (cantine, ALAE, centres...) avec toujours au dos de la facture, la preuve de paiement puisque je règle toujours par CB.

Mes dossiers évoluent aussi au fil des années en fonction des besoins. Moustik est encore petite donc ça me convient comme ça. Peut être que lorsqu'elle sera plus grande je reverrais mon mode de classement.

Assurance/mutuelle  

  • 1 chemise par assurance

J'aurais pu mettre l'assurance voiture dans la boite "véhicule", l'assurance maison dans la boite "logement", ou faire une chemise pour chaque type d'assurance. Mais j'ai préféré ce mode de classement parce que lorsque je reçois mon avis d'échéances, toutes les assurances sont indiquées dessus. Du coup, plutôt que de devoir chercher à chaque fois dans quel dossier est rangé ce fichu avis d'échéance, je n'ai qu'à sortir le dossier de l'assureur. Nous verrons donc plus tard comment j'ai réparti chaque dossier.

Véhicule  

  • 1 chemise par véhicule

Notices des biens

  • 1 chemise pour tout ce qui touche à la puériculture
  • 1 chemise pour l'électroménager
  • etc.

Je vous prépare pour les jours à venir, le détail de chaque boite et de chaque chemise.

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