Overblog Suivre ce blog
Administration Créer mon blog
Un coin pour Vivi, l'organisation facile

Articles avec #classement

Règles de base du classement

9 Novembre 2014, 05:30am

Publié par Vivi

Aujourd'hui nous parlons classement, avec un petit rappel des règles de base...

L'une des premières choses à savoir quand vous décidez de vous lancer dans le classement de vos papiers, concerne les outils de classement. Si vous optez :

  • pour le classeur, classez par année
  • pour des chemises, classez par catégorie.

Il y a quelques jours, je vous parlais du plan de classement. A l'occasion, il faudra que je pense à vous partager mon plan de classement sous fiche Word.

Comme je l'ai déjà dit (je rabâche, c'est l'âge qui veut ça), j'ai opté pour des chemises et des boites archives.

Partez du principe que chaque boite archive est un thème. Dans chacune j'ai des chemises à élastiques et à rabats, qui contiennent à leur tour des sous chemises. Pour avoir une idée, voici comment j'ai classé certains dossiers :

Si certaines bases de classement sont universelles, il existe de multiples façons de ranger ses documents. Cependant, pour que votre méthode soit efficace, elle doit impérativement permettre un repérage rapide, être compréhensible par tous et rester évolutive. Vous devez donc avoir pris le temps de réfléchir aux types d'informations à traiter. Oui là, je vous ressors, de mémoire, mes cours de secrétariat :D

Peu importe la méthode que vous aurez choisie, vous reviendrez toujours aux méthodes traditionnelles : classement chronologique, thématique et alphabétique.

Chaque jour, vous allez à la boite aux lettres. Vous avez du courrier, et dès que vous avez ouvert les enveloppes, vous savez si ce document a un caractère d'urgence ou non. Si c'est un document commercial (pub ou autre) : poubelle, sauf si ça vous intéresse vraiment et que vous en avez vraiment l'utilité, que vous comptez le consulter plus tard...

Si c'est un document urgent à traiter de suite, si vous avez le temps, traitez le, sinon mettez le en évidence pour penser à le traiter.

Dès l'arrivée d'un courrier, vous devez le classer par ordre d'urgence, le traiter, le reclasser pour être consulter ultérieurement, l'archiver...

Une fois que vous aurez trouver la bonne méthode de classement, vous verrez que c'est simple comme bonjour. Et que ça ne prend pas tant de temps que ça.

Rendez-vous sur Hellocoton !

Voir les commentaires

Fiches Word disponibles en téléchargement

12 Octobre 2014, 12:47pm

Publié par Vivi

Rendez-vous sur Hellocoton !

Voir les commentaires

Faut-il conserver les enveloppes ?

9 Septembre 2014, 08:40am

Publié par Vivi

Voir les commentaires

Le plan de classement

7 Septembre 2014, 08:50am

Publié par Vivi

Voir les commentaires

Durée de conservation des documents

12 Août 2014, 07:30am

Publié par 1boutdevie

Aujourd'hui, une fiche que j'utilise souvent, que j'ai toujours à porter de main quand je dois faire le grand tri dans les documents...

Je l'ai aussi en A5 dans mon Mémoniak. Pratique quand je suis chez les gens et qu'ils me demandent combien de temps ils doivent garder, est-ce que ce papier là ils peuvent le virer...
Durée de conservation des documents
J'ai aussi créé un classeur de "famille organisée" pour ma mère. Comme ça quand je vais faire les papiers chez elle, c'est plus pratique. Et dans son classeur, j'ai évidemment glissée cette fiche.

Télécharger le PDF

Bon téléchargement ;)

MAJ : bon, je confirme que je ne suis pas folle, cette fiche est disponible dans l'ancienne version sur l'article "Maman s'organise en format A5". Je pense donc reprendre ce vieil article pour éviter d'avoir plusieurs liens et donc trop de documents PDF à gérer (ça devient le bordel sur mon blog).

Rendez-vous sur Hellocoton !

 

Voir les commentaires

Mes boites archives

16 Mars 2014, 10:22am

Publié par 1boutdevie

Voir les commentaires

Mon parapheur agenda

18 Juin 2012, 05:26am

Publié par 1boutdevie

Parmi mes modes de classement préférés, il y a le parapheur (ou le trieur pour certains).

A la maison, j'ai donc en tout, 3 parapheurs. Ici, je vous parlais de celui pour les courriers à venir. Il s'agit donc du parapheur annuel.

Aujourd'hui, je vous parle de mon parapheur de la semaine.

Mon parapheur agenda

Comme on peut le voir sur la photo, c'est un parapheur avec 6 onglets s'étalant du lundi au samedi. Il va de paire avec mon parapheur annuel. Chaque dimanche, je reprends mon parapheur annuel et je sors ce qui doit être fait, envoyé... dans la semaine au jour correspond.

Par exemple, pour ce lundi, Moustik est sensée commencer l'adaptation chez la nouvelle assistante maternelle. Les documents que j'ai créé depuis des mois pour elle, passent du parapheur annuel au parapheur de la semaine à la journée du lundi. Chaque matin, je n'ai qu'à ouvrir mon parapheur de la semaine au jour correspondant, et je sors ce qu'il contient. Si une chose doit être reportée (comme l'envoi d'un courrier), je reclasse le papier au nouveau jour prévu pour cette tâche. Le but étant bien sûr, de reporter le moins possible. Dans mon parapheur, je mets également les cartes des rendez-vous. Exemple, il y a deux mois, j'ai pris rendez-vous avec mon ophtalmo. Jusqu'à dimanche, la carte donnée par la secrétaire était dans le parapheur annuel, au mois de juin. Depuis dimanche, il est dans celui de la semaine, au jour de mon rendez-vous.

Le principe est le même pour les factures à payer. La facture de l'abonnement Internet est à payer jeudi au plus tard, par exemple. Elle est donc classée dans l'onglet du jeudi. Parce que oui, je suis du genre à payer la facture le dernier jour. Pas que j'oublie hein. Mais après tout, contrairement au milieu professionnel où les clients ont un escompte s'ils payent avant l'échéance, nous on n'a pas d'escompte. Alors autant que l'argent reste un max de temps sur notre compte.

Rendez-vous sur Hellocoton !

Voir les commentaires

Mon parapheur annuel

16 Avril 2012, 05:11am

Publié par 1boutdevie

Nous avons tous des courriers à envoyer à des dates précises et souvent connues à l'avance.

Comme par exemple, la résiliation d'une assurance de portable. Celle qu'on ne garde qu'un an ou celle qu'on ne garde que 3 mois parce qu'ensuite elle est payante.

Dès que je sais que j'ai un courrier à envoyer, je le prépare. Même s'il ne doit partir que dans quelques mois. Évidemment, sur mon courrier, je précise la date à laquelle j'aurais du le rédiger. Par exemple, j'ai un abonnement qui termine fin septembre. Je ne veux pas le renouveler, je prépare mon courrier de résiliation et je le date aux alentours du 15 juillet. Comme ça je suis sûre de l'envoyer à partir du 15 juillet.

Une fois mon courrier imprimé, je prépare l'enveloppe et le recommandé. Je ne ferme rien pour l'instant au cas où il faudrait apporter une modification (sait-on jamais) ou que le courrier soit abimé (genre par un Moustik qui aurait grandi plus vite qu'on ne s'y attendait et qui arrive du jour au lendemain à attraper votre parapheur qu'il n'attrapait pas 2 jours plus tôt ). Pour terminer, je mets un trombone pour tenir le tout et je classe ça dans la partie du parapheur prévue pour. J'ai un parapheur 12 onglets (1 pour chaque mois, on l'aura bien compris). Je n'ai plus qu'à ranger mon courrier dans la partie de juillet.

Je prépare mes courriers à l'avance 
 
Chaque mois je regarde dans mon parapheur si j'ai un courrier à faire partir. Et ce n'est qu'en début de mois que je le sors du parapheur et le pose sur le comptoir de l'entrée avec un petit post-il indiquant la date à laquelle il doit partir.

Je fais un peu pareil avec les factures que je paye par chèque ou TIP. Dès que je reçois la facture, je prépare mon mode de paiement, je mets tout dans l'enveloppe et je pose ça sur le comptoir de l'entrée avec le fameux post-it indiquant la date d'échéance. Oui parce que comme tout le monde, je ne peux pas forcément payer nos factures le jour où je reçois la facture.

Et ainsi, plus de retard ou d'oubli d'envoi de courrier.

Rendez-vous sur Hellocoton !

Voir les commentaires

Mes petits papiers

11 Décembre 2011, 08:28am

Publié par 1boutdevie

Déformation professionnelle ou juste besoin de tout planifier ? J’aime que tout soit organisé.

Quand j'ai choisi de faire des études d'assistante de direction, ça a été 6 années pendant lesquelles je n'arrêtais pas de me dire :
- Mais pourquoi tu as choisi de faire ça ? Tu ne pouvais pas faire du commercial comme tout le monde. Le commerce, là ça recrute. Alors que les secrétaires, on les remplace de plus en plus.
Au bout du compte, j'ai réalisé, que j'adore l'organisation, la gestion, faire des papiers, archiver, trier, saisir des documents, traiter des dossiers...
Quand je bosse, je fais ça toute la journée, et je me plais encore à le faire le soir où le week-end.
Ma petite astuce du jour pour le rangement des papiers : quand je reçois un courrier, je regarde de suite de quoi il s'agit :
- important = sur le bureau
- pas important = dans le carton "à brûler"
Tout ce qui comporte nos noms, prénoms, adresse ou toute information personnelle, nous le brûlons.
Le week-end, quand Moustik est enfin au lit et Lhom devant la télé, je m'occupe des papiers, tranquillement.1) je regroupe tous les papiers par expéditeur
2) je scanne les documents un à un
3) sur un périphérique externe (disque dur, clé USB, CD...) il y a un dossier contenant nos documents. Dans le dossier, plusieurs sous-dossiers (travail, santé, sécurité sociale...). Chaque sous-dossier contient d'autres sous-dossiers.Prenons le cas du dossier TRAVAIL qui se présente ainsi dans mon dossier virtuel :
1 - TRAVAIL
1.1 - EMPLOYEUR X
1.1.1 - CONTRATS
1.1.2 - FICHES DE PAIE
1.1.2.1 - 2010
1.1.2.2 - 2011
1.2 - EMPLOYEUR Y
Etc...Pourquoi faire tout ça ?
  • parce qu'on nous demande souvent des photocopies. Au lieu de chercher le document dans le dossier, le photocopier... je n'ai qu'à l'imprimer,
  • en cas de risque naturel (inondations...), j'ai tout sur un périphérique externe (un conservé chez nous, un autre chez nos parents).
En résumé, il s'agit surtout de gagner du temps et s'assurer en cas d'imprévu.Une fois tous les documents scannés, si je n'ai pas le temps de le faire de suite, j'ai deux bannettes :
  • à traiter (pour les documents à scanner)
  • à classer (pour les scannés à ranger)
Je mets donc les documents scannés dans la bannette "à classer". Et dès que j'ai quelques minutes, je reviens les ranger.Dans mes dossiers, deux supports :
  • les classeurs
  • les boites à archives
Les classeurs me servent pour les papiers de l'année et l'année N-1, voir N-2 selon les documents.
Les boites à archives me servent pour les dossiers clos (ex : ancien employeur, ancien contrat téléphonique...)
En début d'année, je prends les boites archives, et je trie les documents à garder et ceux à brûler. Avant de les brûler, je m'assure de les avoir tous scannés (expérience de la vie, même les factures d'un abonnement téléphonique résilié depuis 10 ans peuvent être utiles, comme dans une procédure juridique avec un ex).
Dans les classeurs, j'en ai fais un, intitulé "photocopies". Quand on vous demande des documents (ex : un dossier pour une demande de prêt), vous fournissez en général des copies. Si votre dossier de prêt est refusé, vous récupérez vos copies. Pourquoi les jeter ou les brûler alors qu'elles peuvent resservir ?
Pour ma part, un classeur à levier, des intercalaires, des pochettes transparentes et voilà mes copies rangées, prêtes à resservir.
Déformation professionnelle ou juste besoin de tout planifier ? J’aime que tout soit organisé. Quand j'ai choisi de faire des études d'assistante de direction, ça a été 6 années pendant lesquelles je n'arrêtais pas de me dire :
- Mais pourquoi tu as choisi de faire ça ? Tu ne pouvais pas faire du commercial comme tout le monde. Le commerce, là ça recrute. Alors que les secrétaires, on les remplace de plus en plus.
Au bout du compte, j'ai réalisé, que j'adore l'organisation, la gestion, faire des papiers, archiver, trier, saisir des documents, traiter des dossiers...
Quand je bosse, je fais ça toute la journée, et je me plais encore à le faire le soir où le week-end.
Ma petite astuce du jour pour le rangement des papiers : quand je reçois un courrier, je regarde de suite de quoi il s'agit :
- important = sur le bureau
- pas important = dans le carton "à brûler"
Tout ce qui comporte nos noms, prénoms, adresse ou toute information personnelle, nous le brûlons.
Le week-end, quand Moustik est enfin au lit et Lhom devant la télé, je m'occupe des papiers, tranquillement.
1) je regroupe tous les papiers par expéditeur
2) je scanne les documents un à un
3) sur un périphérique externe (disque dur, clé USB, CD...) il y a un dossier contenant nos documents. Dans le dossier, plusieurs sous-dossiers (travail, santé, sécurité sociale...). Chaque sous-dossier contient d'autres sous-dossiers.
Prenons le cas du dossier TRAVAIL qui se présente ainsi dans mon dossier virtuel :
1 - TRAVAIL
1.1 - EMPLOYEUR X
1.1.1 - CONTRATS
1.1.2 - FICHES DE PAIE
1.1.2.1 - 2010
1.1.2.2 - 2011
1.2 - EMPLOYEUR Y
Etc...
Pourquoi faire tout ça ?
  • parce qu'on nous demande souvent des photocopies. Au lieu de chercher le document dans le dossier, le photocopier... je n'ai qu'à l'imprimer,
  • en cas de risque naturel (inondations...), j'ai tout sur un périphérique externe (un conservé chez nous, un autre chez nos parents).
En résumé, il s'agit surtout de gagner du temps et s'assurer en cas d'imprévu.
Une fois tous les documents scannés, si je n'ai pas le temps de le faire de suite, j'ai deux bannettes :
  • à traiter (pour les documents à scanner)
  • à classer (pour les scannés à ranger)
Je mets donc les documents scannés dans la bannette "à classer". Et dès que j'ai quelques minutes, je reviens les ranger.
Dans mes dossiers, deux supports :
  • les classeurs
  • les boites à archives
Les classeurs me servent pour les papiers de l'année et l'année N-1, voir N-2 selon les documents.
Les boites à archives me servent pour les dossiers clos (ex : ancien employeur, ancien contrat téléphonique...)
En début d'année, je prends les boites archives, et je trie les documents à garder et ceux à brûler. Avant de les brûler, je m'assure de les avoir tous scannés (expérience de la vie, même les factures d'un abonnement téléphonique résilié depuis 10 ans peuvent être utiles, comme dans une procédure juridique avec un ex).
Dans les classeurs, j'en ai fais un, intitulé "photocopies". Quand on vous demande des documents (ex : un dossier pour une demande de prêt), vous fournissez en général des copies. Si votre dossier de prêt est refusé, vous récupérez vos copies. Pourquoi les jeter ou les brûler alors qu'elles peuvent resservir ?
Pour ma part, un classeur à levier, des intercalaires, des pochettes transparentes et voilà mes copies rangées, prêtes à resservir.
 
Rendez-vous sur Hellocoton !

Voir les commentaires