Overblog
Suivre ce blog Administration + Créer mon blog
Un coin pour Vivi, l'organisation facile

classement

Règles de base du classement

9 Novembre 2014, 05:30am

Publié par Vivi

Aujourd'hui nous parlons classement, avec un petit rappel des règles de base...

L'une des premières choses à savoir quand vous décidez de vous lancer dans le classement de vos papiers, concerne les outils de classement. Si vous optez :

  • pour le classeur, classez par année
  • pour des chemises, classez par catégorie.

Il y a quelques jours, je vous parlais du plan de classement. A l'occasion, il faudra que je pense à vous partager mon plan de classement sous fiche Word.

Comme je l'ai déjà dit (je rabâche, c'est l'âge qui veut ça), j'ai opté pour des chemises et des boites archives.

Partez du principe que chaque boite archive est un thème. Dans chacune j'ai des chemises à élastiques et à rabats, qui contiennent à leur tour des sous chemises. Pour avoir une idée, voici comment j'ai classé certains dossiers :

Si certaines bases de classement sont universelles, il existe de multiples façons de ranger ses documents. Cependant, pour que votre méthode soit efficace, elle doit impérativement permettre un repérage rapide, être compréhensible par tous et rester évolutive. Vous devez donc avoir pris le temps de réfléchir aux types d'informations à traiter. Oui là, je vous ressors, de mémoire, mes cours de secrétariat :D

Peu importe la méthode que vous aurez choisie, vous reviendrez toujours aux méthodes traditionnelles : classement chronologique, thématique et alphabétique.

Chaque jour, vous allez à la boite aux lettres. Vous avez du courrier, et dès que vous avez ouvert les enveloppes, vous savez si ce document a un caractère d'urgence ou non. Si c'est un document commercial (pub ou autre) : poubelle, sauf si ça vous intéresse vraiment et que vous en avez vraiment l'utilité, que vous comptez le consulter plus tard...

Si c'est un document urgent à traiter de suite, si vous avez le temps, traitez le, sinon mettez le en évidence pour penser à le traiter.

Dès l'arrivée d'un courrier, vous devez le classer par ordre d'urgence, le traiter, le reclasser pour être consulter ultérieurement, l'archiver...

Une fois que vous aurez trouver la bonne méthode de classement, vous verrez que c'est simple comme bonjour. Et que ça ne prend pas tant de temps que ça.

Rendez-vous sur Hellocoton !

Voir les commentaires

Durée de conservation des documents

12 Août 2014, 07:30am

Publié par Flavie

Voir les commentaires

Je classe ma boite... Banques

18 Mars 2014, 08:34am

Publié par Flavie

Après vous avoir expliqué quelles boites archives j'avais, il est temps de voir ce que je glisse vraiment dans chacune.

Petit point à préciser avant de vous parler de ça, c'est que lorsque je décide de modifier mon mode de classement (rassurez-vous ça n'arrive pas tout le temps non plus ), je n'y passe pas la journée, ni des heures interminables. Je me fixe 1 heure par jour selon mon emploi du temps et ma motivation soyons honnête, et je travaille toujours un dossier à la fois. Ainsi je ne m'éparpille pas, et je ne croule pas sous tous les papiers à classer.

A partir d'aujourd'hui, je vais tenter de vous détailler chaque dossier. Aujourd'hui, nous prenons ma boite archive "Banques".

Je commence par ressortir ma fiche "durée de conservation des papiers".

Je m'équipe :

  • 1 boite archive,
  • des chemises à rabats et élastiques,
  • des sous chemises,
  • 1 marqueur noir.

Je prévois 1 chemise par compte. Si vous avez plusieurs comptes dans plusieurs banques, vous pouvez faire 1 boite archive par banque et dans chaque boite, 1 chemise à rabats par compte, toujours selon vos besoins.

Sur chaque chemise à rabats j'indique :

  • le titulaire du compte,
  • le nom de la banque,
  • le type de compte (LEP, compte joint, livret A...)

A l'intérieur, même principe que pour le dossier CAF :

 

classer ses papiers de banque

Sur la partie gauche, à l'intérieur de la chemise, je colle toujours ma pochette adhésive dans laquelle je glisse une page A4 avec le RIB du compte joint. Sur votre espace client internet vous pouvez imprimer vos RIB, généralement 3 par page. Vous gardez toujours un exemplaire dans cette pochette. Quand vous avez besoin d'un RIB vous faites une photocopie, vous découpez vos 3 RIB photocopiés, vous prenez celui dont vous avez besoin et vous glissez les autres dans cette pochette plastique.

 

pochette A4 adhésive

Pour ma part, j'ai aussi dans mon portefeuille, un RIB et 1 justificatif de domicile récent. Très pratique par exemple si vous n'aviez pas prévu de souscrire à quelque chose et que finalement, vous tombez sur une offre très intéressante ou plus avantageuse que celle que vous avez... bien sûr ça sert pour tout un tas d'autres choses, comme des formalités...

Dans ma chemise à rabats, je glisse maintenant mes sous-chemises :

  • 1 pour tous les papiers liés à l'ouverture du compte (contrats...)
  • 6 chemises pour les relevés bancaires (1 par an, sachant qu'on garde toujours sur 5 ans),
  • 1 pour les courriers/mails divers que vous pourriez échanger avec la banque,
  • 1 pour tous les documents relatifs à la clôture du compte (surtout si comme moi avec ma banque, vous finissez en litige au tribunal ).

Ensuite, c'est à vous de voir en fonction de vos besoins, de vos habitudes...

Donc si vous n'avez pas envie d'y passer des heures. Il suffit de préparer tout vos dossiers. Une fois qu'ils sont prêts, et au fur et à mesure que vous classez/recevez vos papiers, vous n'avez plus qu'à les glisser dans chaque dossier.

J'espère que ça vous aura aidé.

Rendez-vous sur Hellocoton !

Voir les commentaires

Mes boites archives

16 Mars 2014, 10:22am

Publié par Flavie

Bonjour à tous,

Suite au commentaire de Lisanna, je vais prendre le temps de vous détailler mes boites archives.

Exit les classeurs qui allaient bien au début de notre vie commune ou quand nous étions encore chez nos parents. Les papiers s'accumulent et doivent être conservés assez longtemps (voir toute la vie pour certains). Du coup, il y a quelques mois j'ai commencé à revoir mon classement. Les classeurs me servent pour d'autres choses. Tous nos papiers sont classés directement dans des chemises à rabats qui iront à leur tour dans des boites archives.

J'économise ainsi sur le temps d'archivage le moment venu puisqu'au lieu de sortir des classeurs pour aller dans des chemises... c'est classé directement et il suffit de mettre dans les boites archives quand c'est nécessaire.

Aujourd'hui on verra mes boites archives, ensuite je vous dirais quelles chemises je glisse dedans, lesquelles je garde à portée de main. Puis chaque dossier glissé dans les chemises.

Pour savoir combien de temps conserver chaque papier, vous avez évidemment déjà imprimée la fiche PDF "durée de conservation des documents" que vous avez déjà glissée dans votre classeur de maman organisée depuis des mois

Les boites archives

J'ai une bibliothèque Expedit de chez Ikea. En tout et pour tout, ça me prend 6 cases pour tout ranger. J'ai les cases pour les boites archives, 1 case pour les chemises que je garde toujours hors boite archive parce que je les manipule très souvent. Et 1 case dans laquelle je range toutes mes fournitures en réserve.

J'ai le modèle ci-dessus parce que j'y range aussi mes fournitures pour travailler, mes classeurs de travail... Elle est placée juste à côté de mon bureau (fait par Lhom ), du coup j'ai tout à portée de main.

Banques

  • 1 chemise à rabats par compte

Crédits

  • 1 chemise par crédits

Travail/chômage

  • 1 chemise par employeur
  • 1 chemise chômage

Logement

  • 1 chemise par logement (vu que nous avons déménagé en moyenne tous les 2/3 ans jusqu'à présent, c'est faisable pour nous).

Sinon si, contrairement à nous, vous êtes du genre à rester dans un logement des années, quand les papiers des anciens logements ne sont plus nécessaires, vous pouvez faire des chemises :

  • 1 habitation,
  • électricité,
  • gaz,
  • eau
  • etc.

Impôts

  • impôts lui
  • impôts elle
  • impôts communs
  • taxe d'habitation/foncière

Abonnements divers

  • autoroutes,
  • portables
  • canalsat/canal+... tous les abonnements même résiliés, tant qu'il faut les conserver.

Dossier médical (1 boite archives par personne)

  • examens sanguins/urinaires
  • ordonnances
  • comptes-rendus des scanners/IRM/arthoscranner, radios, échographie (hors grossesse)...

Dans le mien je rajoute :

  • grossesse 1 (avec tous les examens médicaux, échographie, comptes-rendus, ordonnances... liés à ma 1re grossesse)
  • grossesse 2 (même principe que grossesse 1)

Archive personnelle que j'appelle simplement par le nom de la personne

C'est un peu ma petite boite souvenirs. J'y glisse tout ce que j'ai envie de garder. Exemple de la mienne :

  • les diplômes,
  • les carnets de correspondance du collège, surtout du lycée qui est beaucoup plus drôle niveau justification des absences
  • les papiers de ma conduite accompagnée, de mon permis...

Pour les enfants

  • mode de garde (assistante maternelle, crèche...)
  • scolarité (inscription scolaire...)
  • factures (cantine, ALAE, centres...) avec toujours au dos de la facture, la preuve de paiement puisque je règle toujours par CB.

Mes dossiers évoluent aussi au fil des années en fonction des besoins. Moustik est encore petite donc ça me convient comme ça. Peut être que lorsqu'elle sera plus grande je reverrais mon mode de classement.

Assurance/mutuelle  

  • 1 chemise par assurance

J'aurais pu mettre l'assurance voiture dans la boite "véhicule", l'assurance maison dans la boite "logement", ou faire une chemise pour chaque type d'assurance. Mais j'ai préféré ce mode de classement parce que lorsque je reçois mon avis d'échéances, toutes les assurances sont indiquées dessus. Du coup, plutôt que de devoir chercher à chaque fois dans quel dossier est rangé ce fichu avis d'échéance, je n'ai qu'à sortir le dossier de l'assureur. Nous verrons donc plus tard comment j'ai réparti chaque dossier.

Véhicule  

  • 1 chemise par véhicule

Notices des biens

  • 1 chemise pour tout ce qui touche à la puériculture
  • 1 chemise pour l'électroménager
  • etc.

Je vous prépare pour les jours à venir, le détail de chaque boite et de chaque chemise.

Rendez-vous sur Hellocoton !

Voir les commentaires

Mon parapheur annuel

16 Avril 2012, 05:11am

Publié par Flavie

Voir les commentaires

Gagner du temps avec les papiers

11 Décembre 2011, 08:28am

Publié par 1boutdevie

Voir les commentaires