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Un coin pour Vivi, l'organisation facile

gestion du temps

Organiser ses rendez-vous personnels

3 Novembre 2014, 05:30am

Publié par Flavie

Aujourd'hui, je reprends les réponses apportées aux questions posées par certaines lectrices dans le cadre du suivi en organisation.

Globalement, les questions sont souvent les mêmes. D'où l'intérêt pour moi de partager ici, en article, bien qu'anonymement.

Vous êtes nombreuses à vous plaindre des problèmes d'organisation sur les rendez-vous personnels. Certaines oublient de les prendre, ou repoussent juste à chaque fois la prise de rendez-vous, d'autres oublient simplement qu'elles ont rendez-vous ce jour là.

Première chose avant de prendre un rendez-vous, connaitre les disponibilités de celui qui doit aller à ce rendez-vous. Il vous faut savoir quand le fixer.

Pour éviter ensuite le "Je pensais que tu t'en étais occupé..." ou le "Tu m'as pris rendez-vous ce jour là, ça ne va pas. J'avais autre chose de prévu...", il y a une bonne astuce. Avec Lhom, depuis le début de notre relation nous avons instauré une méthode infaillible. Méthode très connue que nous appelons le "chacun sa merde". Oui, tu l'auras compris, la plupart du temps, c'est celui qui doit aller à un rendez-vous, qui se le prend. Lhom gère ses rendez-vous, je gère les miens. Pour les rendez-vous communs, nous nous mettons d'accord avant, celui qui doit prendre le rendez-vous aura déjà récupéré 4 ou 5 créneaux pendant lesquels l'autre est également disponible. Évidemment, il arrive que l'un gère un rendez-vous pour l'autre, pour le décharger... dans ce cas, comme je le dis juste avant, celui qui doit prendre le rendez-vous connait déjà les disponibilités du conjoint.

Nous en venons à la partie qui vous intéresse, celle de penser à aller au rendez-vous. C'est bien beau de les prendre, surtout quand on les prend 6 mois à 1 an avant, encore faut-il penser à s'y rendre. Chez nous, tous les rendez-vous sont notés sur nos smartphones. Chacun note sur son portable les RDV de toute la famille. Pour ma part, je mets une alerte 1 h avant. Pas besoin de plus puisque je sais tous les jours ce que j'ai de prévu ou non. Nos rendez-vous sont en effet, également et surtout, notés sur l'organiseur familial, aimanté sur notre frigo. D'un seul coup d'oeil, nous avons donc un visuel pour le mois, la semaine et la journée. Puis enfin, sur l'agenda familial. Avec tout ça, pas d'excuse. Je ne fais pas confiance aux smartphones qui peuvent vite planter et vous perdre toutes les données, comme c'est arrivé à mon médecin traitant, qui, le jour de mon RDV, ne savait même plus que je devais la voir. D'où l'intérêt de toujours avoir un support papier.

Organiser ses rendez-vous personnels

Si j'ai des choses à préparer pour un RDV, je le fais le plus rapidement possible. Je n'attends pas la dernière minute, sinon vive le stress, et le risque d'être en retard. Je prépare tous les documents que je dois apporter ce jour là, de préférence des copies (sauf demandes contraires ou RDV médicaux). Je prépare une pochette qui porte le nom du RDV ou projet, que je glisse ensuite dans le parapheur concerné. Celui de la semaine si le RDV est prévu dans les 7 prochains jours, sinon dans le parapheur annuel dans l'onglet du mois du RDV, en attendant de pouvoir la glisser dans le parapheur de la semaine.

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