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Un coin pour Vivi, l'organisation facile

memoniak

Organiser ses rendez-vous personnels

3 Novembre 2014, 05:30am

Publié par Flavie

Aujourd'hui, je reprends les réponses apportées aux questions posées par certaines lectrices dans le cadre du suivi en organisation.

Globalement, les questions sont souvent les mêmes. D'où l'intérêt pour moi de partager ici, en article, bien qu'anonymement.

Vous êtes nombreuses à vous plaindre des problèmes d'organisation sur les rendez-vous personnels. Certaines oublient de les prendre, ou repoussent juste à chaque fois la prise de rendez-vous, d'autres oublient simplement qu'elles ont rendez-vous ce jour là.

Première chose avant de prendre un rendez-vous, connaitre les disponibilités de celui qui doit aller à ce rendez-vous. Il vous faut savoir quand le fixer.

Pour éviter ensuite le "Je pensais que tu t'en étais occupé..." ou le "Tu m'as pris rendez-vous ce jour là, ça ne va pas. J'avais autre chose de prévu...", il y a une bonne astuce. Avec Lhom, depuis le début de notre relation nous avons instauré une méthode infaillible. Méthode très connue que nous appelons le "chacun sa merde". Oui, tu l'auras compris, la plupart du temps, c'est celui qui doit aller à un rendez-vous, qui se le prend. Lhom gère ses rendez-vous, je gère les miens. Pour les rendez-vous communs, nous nous mettons d'accord avant, celui qui doit prendre le rendez-vous aura déjà récupéré 4 ou 5 créneaux pendant lesquels l'autre est également disponible. Évidemment, il arrive que l'un gère un rendez-vous pour l'autre, pour le décharger... dans ce cas, comme je le dis juste avant, celui qui doit prendre le rendez-vous connait déjà les disponibilités du conjoint.

Nous en venons à la partie qui vous intéresse, celle de penser à aller au rendez-vous. C'est bien beau de les prendre, surtout quand on les prend 6 mois à 1 an avant, encore faut-il penser à s'y rendre. Chez nous, tous les rendez-vous sont notés sur nos smartphones. Chacun note sur son portable les RDV de toute la famille. Pour ma part, je mets une alerte 1 h avant. Pas besoin de plus puisque je sais tous les jours ce que j'ai de prévu ou non. Nos rendez-vous sont en effet, également et surtout, notés sur l'organiseur familial, aimanté sur notre frigo. D'un seul coup d'oeil, nous avons donc un visuel pour le mois, la semaine et la journée. Puis enfin, sur l'agenda familial. Avec tout ça, pas d'excuse. Je ne fais pas confiance aux smartphones qui peuvent vite planter et vous perdre toutes les données, comme c'est arrivé à mon médecin traitant, qui, le jour de mon RDV, ne savait même plus que je devais la voir. D'où l'intérêt de toujours avoir un support papier.

Organiser ses rendez-vous personnels

Si j'ai des choses à préparer pour un RDV, je le fais le plus rapidement possible. Je n'attends pas la dernière minute, sinon vive le stress, et le risque d'être en retard. Je prépare tous les documents que je dois apporter ce jour là, de préférence des copies (sauf demandes contraires ou RDV médicaux). Je prépare une pochette qui porte le nom du RDV ou projet, que je glisse ensuite dans le parapheur concerné. Celui de la semaine si le RDV est prévu dans les 7 prochains jours, sinon dans le parapheur annuel dans l'onglet du mois du RDV, en attendant de pouvoir la glisser dans le parapheur de la semaine.

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Les bons outils d'organisation

11 Septembre 2014, 10:30am

Publié par Flavie

Pour être organisé, il n'y a pas besoin d'avoir une tonne d'outils. Le but n'est pas de devoir s'organiser pour s'organiser.

Vos principaux besoins seront :

  • 1 calendrier
  • 1 classeur maison
  • 1 système efficace de gestion et traitement des papiers.

Être organisé, c'est surtout accéder rapidement et facilement aux choses quand on en a besoin.

Pour m'organiser, je vous ai déjà listé mes outils d'organisation. Dans mes prochains articles, je vais donc tenter de vous présenter chaque outil. Et vous expliquez pourquoi, j'ai choisi tel ou tel outil.

Je n'ai pas trop la tête à ça en ce moment d'où des publications plus rares. J'ai d'ailleurs reporté tous les articles qui étaient programmés. Je ne suis plus aussi concentrée que d'habitude. Du coup, je n'arrive plus à me relire correctement et j'ai l'impression que mes phrases ne veulent rien dire. Même chercher une photo pour illustrer mes articles me demande des efforts depuis quelques jours. Quand je dis que je n'ai pas la tête à ça :D

Actuellement, je teste de nouveaux outils d'organisation. J'adore les produits des Editions365. Alors avant de me lancer dans un achat, je me demande "Est-ce que je vais vraiment l'utiliser ?" ou est-ce que je l'achète surtout parce qu'il me plaît, mais pour ensuite le laisser dans un coin ? Pour ça, je recrée une partie de leurs outils. Parce que le truc, c'est que dans un outil, tout ne va pas forcément me servir. Je ne refais donc qu'une partie. Je teste l'outil sur un mois. Si je vois que je l'ai régulièrement utilisé, je retente le mois suivant. Et ainsi de suite jusqu'à l'été. Si sur l'année, je ne l'ai utilisé que quelques fois, ou juste les premiers mois (c'est tout beau tout neuf), je n'achète pas à la rentrée suivante.

En revanche, si j'ai été assidue, si j'ai utilisé l'outil régulièrement... Si en plus, Lhom l'a aussi utilisé, dans ce cas, je l'achète. Je sais que c'est un achat utile.

Les bons outils d'organisationLes bons outils d'organisation

Par exemple cette année, j'étais tentée par le Budget Familial et par le A faire cette semaine. Sauf que, à coup de 14,90 € ou 6,90 € par outil chaque année, pour tous les outils qui plaisent, ça fait vite un sacré budget. Surtout que je sais déjà que certaines pages du budget familial par exemple, ne nous seront pas du tout utiles. Du coup, je les teste cette année. Et à la rentrée prochaine, je saurais si ça vaut le coup d'acheter ou s'il vaut mieux que je me fasse des fiches.

J'en parle brièvement ICI, cette année j'ai acheté l'agenda familial Mémoniak.

Il y a 2 ans, je vous expliquais déjà pourquoi cet agenda me plaisait. Je voulais quelque chose de joli, de pratique, que je puisse compléter si besoin (glisser mes fiches dedans est très pratique).

Les bons outils d'organisation
Les bons outils d'organisation
Les bons outils d'organisation
Les bons outils d'organisation
Les bons outils d'organisation
Les bons outils d'organisation
Les bons outils d'organisation
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Les bons outils d'organisation
Les bons outils d'organisation
Cette année, j'ai encore craqué pour lui. Ce sont toutes ces informations à remplir, et que du coup, on peut toujours avoir sur nous, dans un seul agenda :
  • les petits autocollants
  • les pages "infos enfants", "tailles des parents", "écoles", "maison pratique"... avant j'avais tout ça dans mon cahier A5 de maman organisée ou dans petit carnet A6, tout noté à la main.
  • les parties listes "à faire", "notes"...
  • les parties détachables "courses", "menus",
  • le visuel du mois et les objectifs du mois,
  • les astuces de la semaine,
  • le carnet d'adresses.

Il nous suit quand nous partons en week-end, vacances, déplacements... comme ça j'ai toujours les infos utiles avec moi. Et je peux tout gérer, même à distance.

A la maison il est sur mon bureau. Juste à côté de moi. Pratique pour noter les rendez-vous. Parallèlement les rendez-vous sont aussi notés sur l'organiseur Mémoniak. D'un coup d’œil, ça nous permet de savoir chaque jour les rendez-vous, sans chercher pendant une plombe.

Avec ces deux outils, adieu les post-it de courses, de rendez-vous partout sur le frigo.

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Mon agenda

21 Août 2014, 06:23am

Publié par Flavie

La rentrée approche et certaines m'ont demandé quel agenda j'avais choisi.

Comme chaque année, mon agenda à moi, c'est l'agenda familial Mémoniak des éditions 365. Certes il ne convient pas à tout le monde, il n'a pas de plages horaires indiquées... Pour ma part il me convient parce que nous n'avons pas des masses de rendez-vous, à part les rendez-vous exceptionnels à la banque ou chez le médecin, les annuels du genre médicaux, contrôle technique... nous n'y mettons pas grand chose à l'intérieur.

Cette année, j'ai tout de même décidé d'y apporter une petite amélioration (qu'au passage j'ai suggéré à Mémoniak grâce à la petite page glissée dans l'agenda "votre avis nous intéresse"). Chaque année je leur renvoie la page remplie. Ça permet aussi d'améliorer le produit.

Mon ajout perso cette année :

Des petits onglets pour repérer facilement les mois. Plus besoin de chercher tel ou tel mois. C'est tout bête comme idée, mais fallait y penser :D et ça facilite la vie. Quelques secondes de gagner par ci, quelques secondes par là. Il n'y a pas qu'avec l'argent que le dicton "il n'y pas de petites économies" peut s'appliquer.

Je mets l'article à jour au fur et à mesure de vos demandes.

Quel prix et où l'acheter ?

L'agenda familial Mémoniak est à 14,90 €, et vous pouvez l'acheter en grande surface, dans les magasins spécialisés comme Cultura ou sur Internet (Amazon... notamment bien sûr, le site des Éditions 365).

Où trouver les onglets ?

Vous les trouver sur internet, chez Cultura, Calipage, en grande surface... Il faut compter entre 5 et 6 € en moyenne le paquet (par contre, je ne sais pas combien il y a d'intercalaires dans un paquet).

Comment accrocher les onglets ?

Ce sont des post-It autocollants et repositionnables. Le côté couleur correspond à la partie où vous écrivez. Dans le paquet, les post-It sont superposés. Quand vous en tirez un, le suivant sort.

Ils vous en parlent un peu plus et peut être mieux :) ICI.

Mon agenda

Je précise que j'ai les rigides, qui durent plus longtemps. Pour moi, ils resservent d'une année à l'autre.

J'utilise les mêmes pour mes classeurs de généalogie et d'autres classeurs.

Et vous, vous avez choisi quel agenda ?

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