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Un coin pour Vivi, l'organisation facile

organisation

Règles de base du classement

9 Novembre 2014, 05:30am

Publié par Vivi

Aujourd'hui nous parlons classement, avec un petit rappel des règles de base...

L'une des premières choses à savoir quand vous décidez de vous lancer dans le classement de vos papiers, concerne les outils de classement. Si vous optez :

  • pour le classeur, classez par année
  • pour des chemises, classez par catégorie.

Il y a quelques jours, je vous parlais du plan de classement. A l'occasion, il faudra que je pense à vous partager mon plan de classement sous fiche Word.

Comme je l'ai déjà dit (je rabâche, c'est l'âge qui veut ça), j'ai opté pour des chemises et des boites archives.

Partez du principe que chaque boite archive est un thème. Dans chacune j'ai des chemises à élastiques et à rabats, qui contiennent à leur tour des sous chemises. Pour avoir une idée, voici comment j'ai classé certains dossiers :

Si certaines bases de classement sont universelles, il existe de multiples façons de ranger ses documents. Cependant, pour que votre méthode soit efficace, elle doit impérativement permettre un repérage rapide, être compréhensible par tous et rester évolutive. Vous devez donc avoir pris le temps de réfléchir aux types d'informations à traiter. Oui là, je vous ressors, de mémoire, mes cours de secrétariat :D

Peu importe la méthode que vous aurez choisie, vous reviendrez toujours aux méthodes traditionnelles : classement chronologique, thématique et alphabétique.

Chaque jour, vous allez à la boite aux lettres. Vous avez du courrier, et dès que vous avez ouvert les enveloppes, vous savez si ce document a un caractère d'urgence ou non. Si c'est un document commercial (pub ou autre) : poubelle, sauf si ça vous intéresse vraiment et que vous en avez vraiment l'utilité, que vous comptez le consulter plus tard...

Si c'est un document urgent à traiter de suite, si vous avez le temps, traitez le, sinon mettez le en évidence pour penser à le traiter.

Dès l'arrivée d'un courrier, vous devez le classer par ordre d'urgence, le traiter, le reclasser pour être consulter ultérieurement, l'archiver...

Une fois que vous aurez trouver la bonne méthode de classement, vous verrez que c'est simple comme bonjour. Et que ça ne prend pas tant de temps que ça.

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Organiser ses rendez-vous personnels

3 Novembre 2014, 05:30am

Publié par Flavie

Aujourd'hui, je reprends les réponses apportées aux questions posées par certaines lectrices dans le cadre du suivi en organisation.

Globalement, les questions sont souvent les mêmes. D'où l'intérêt pour moi de partager ici, en article, bien qu'anonymement.

Vous êtes nombreuses à vous plaindre des problèmes d'organisation sur les rendez-vous personnels. Certaines oublient de les prendre, ou repoussent juste à chaque fois la prise de rendez-vous, d'autres oublient simplement qu'elles ont rendez-vous ce jour là.

Première chose avant de prendre un rendez-vous, connaitre les disponibilités de celui qui doit aller à ce rendez-vous. Il vous faut savoir quand le fixer.

Pour éviter ensuite le "Je pensais que tu t'en étais occupé..." ou le "Tu m'as pris rendez-vous ce jour là, ça ne va pas. J'avais autre chose de prévu...", il y a une bonne astuce. Avec Lhom, depuis le début de notre relation nous avons instauré une méthode infaillible. Méthode très connue que nous appelons le "chacun sa merde". Oui, tu l'auras compris, la plupart du temps, c'est celui qui doit aller à un rendez-vous, qui se le prend. Lhom gère ses rendez-vous, je gère les miens. Pour les rendez-vous communs, nous nous mettons d'accord avant, celui qui doit prendre le rendez-vous aura déjà récupéré 4 ou 5 créneaux pendant lesquels l'autre est également disponible. Évidemment, il arrive que l'un gère un rendez-vous pour l'autre, pour le décharger... dans ce cas, comme je le dis juste avant, celui qui doit prendre le rendez-vous connait déjà les disponibilités du conjoint.

Nous en venons à la partie qui vous intéresse, celle de penser à aller au rendez-vous. C'est bien beau de les prendre, surtout quand on les prend 6 mois à 1 an avant, encore faut-il penser à s'y rendre. Chez nous, tous les rendez-vous sont notés sur nos smartphones. Chacun note sur son portable les RDV de toute la famille. Pour ma part, je mets une alerte 1 h avant. Pas besoin de plus puisque je sais tous les jours ce que j'ai de prévu ou non. Nos rendez-vous sont en effet, également et surtout, notés sur l'organiseur familial, aimanté sur notre frigo. D'un seul coup d'oeil, nous avons donc un visuel pour le mois, la semaine et la journée. Puis enfin, sur l'agenda familial. Avec tout ça, pas d'excuse. Je ne fais pas confiance aux smartphones qui peuvent vite planter et vous perdre toutes les données, comme c'est arrivé à mon médecin traitant, qui, le jour de mon RDV, ne savait même plus que je devais la voir. D'où l'intérêt de toujours avoir un support papier.

Organiser ses rendez-vous personnels

Si j'ai des choses à préparer pour un RDV, je le fais le plus rapidement possible. Je n'attends pas la dernière minute, sinon vive le stress, et le risque d'être en retard. Je prépare tous les documents que je dois apporter ce jour là, de préférence des copies (sauf demandes contraires ou RDV médicaux). Je prépare une pochette qui porte le nom du RDV ou projet, que je glisse ensuite dans le parapheur concerné. Celui de la semaine si le RDV est prévu dans les 7 prochains jours, sinon dans le parapheur annuel dans l'onglet du mois du RDV, en attendant de pouvoir la glisser dans le parapheur de la semaine.

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Préparer les fêtes de fin d'année (partie 3)

1 Novembre 2014, 06:00am

Publié par Flavie

Bonjour à tous,

Un peu moins de deux mois avant Noël, si ce n'est pas déjà fait, on commence les préparatifs de Noël, pour éviter d'être débordée en décembre.

Pour mémoire :

Voici donc mon petit programme du mois pour préparer nos fêtes.

  • Imprimer ou faire imprimer la photo pour les cartes de vœux.
  • Commander les cadeaux par Internet (attention aux délais de livraison avant comme après les fêtes, ils sont beaucoup plus longs). Penser, si possible et si besoin à les faire livrer directement chez les gens (si vous n'avez pas prévu de vous voir, ça vous évitera des frais postaux supplémentaires).
  • Emballer et étiqueter les cadeaux au fur et à mesure.
  • Prendre RDV chez le coiffeur pour la semaine des fêtes.
  • Préparer les CD et DVD : playlist, jeux, films, dessins animés...
  • Lister les cartes de vœux à envoyer.

A partir du 15 novembre

  • Acheter ou fabriquer les calendriers de l'Avent.

Le 30 novembre

  • Offrir les calendriers de l'Avent.

Télécharger le PDF

  Préparer les fêtes de fin d'année (partie 3)

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Le contenu de mon classeur maison

28 Août 2014, 05:55am

Publié par 1boutdevie

Ces derniers temps ça a beaucoup bougé chez nous (et nous espérons que ça bouge encore plus). Ajoutons à ça que Lhom met régulièrement son nez dans le classeur de "maman organisée", du coup, je remets des fiches que j'avais laissée aux oubliettes.

Et au passage, je leur offre un sérieux lifting parce que bon, les anciennes étaient à mon goût, vraiment bof.

Mon classeur s'organise toujours sous 12 intercalaires, que j'ai modifiés ces derniers mois et qui seront encore certainement modifiés dans les mois à venir.

J'ai regroupé certains classeurs. Je vous montrerais aussi au fur et à mesure, d'autres classeurs dont je n'avais plus l'utilité depuis un moment mais que je dépoussière au cas ou...

Le blog étant en cours de mise à jour, les liens seront actualisés au fur et à mesure.

Afin de l'alléger un peu, la page "mes fiches téléchargeables" sera modifiée. Une page sera créée pour chaque article. Mais patience, ça me prend du temps.

Commençons donc avec mon classeur de maman organisée.

Derrière le sommaire des intercalaires, je place :

1. Urgences et répertoires médicaux

Tout ce qui peut être utile en cas d'urgences, en cas de déplacement des pompiers, du SAMU...

  • numéros d'urgences (et personnes à contacter si nécessaire)
  • n° des médecins
  • les attestations de droits à l'assurance maladie de Lhom et la mienne (prises sur nos comptes Ameli)
  • copie de nos cartes de mutuelles (ils l'envoient toujours en double. Comme nous n'avons pas les mêmes mutuelles, je fais une copie pour le classeur, et chacun garde la seconde du conjoint dans son portefeuille)
  • l'attestation d'assurance scolaire
  • 1 fiche médicale par membre de la famille
  • copie des vaccins
  • 1 pochette par personne pour y glisser les ordonnances en cours
  • fiche : que faire en cas de convulsions ?

2. Carnet d'adresses

  • coordonnées des proches
  • des organismes (+ horaires)
  • des restaurants (+ horaires, avec une pochette pour notre pizzeria habituelle pour y glisser la liste des pizzas ainsi que les points)
  • des artisans (+ horaires)
  • des administrations (+ horaires)
  • des prestataires (EDF, GDF, Véolia...), sur l'ancienne version tout était mélangé
  • coordonnées pour les sorties et divertissements (+ horaires)

3. Plannings

4. Les enfants

5. Voitures

6. Ménage

  • recettes des produits ménagers faits maison
  • fiche "à faire cette semaine à la maison"

7. Finances

  • les clés personnelles (ces petites cartes envoyées par votre banque pour faire des virements en ligne vers des comptes de tiers)
  • RIB
  • les paiements mensuels
  • échéancier des crédits en cours
  • déclaration de ressources (2 derniers formulaires de la CAF)
  • copie des avis d'impôts des 2 dernières années
  • préparer ses impôts (avec une pochette pour y glisser les copies de tous les documents qui permettront de revérifier au moment de remplir la déclaration + copie des documents à joindre à la déclaration)

8. Administratif

Toutes les fiches sur les procédures administratives qui peuvent nous être utiles (renouveler sa carte d'identité...)

9. Check list

10. Challenges

  • 100 objets à jeter
  • 101 choses en 1001 jours

11.

12. Étiquettes

  • Ma planche d'étiquettes 3x7 au format word (il ne vous reste qu'à remplir et à imprimer)
  • 1 pochette plastique pour chaque destinataire (bailleur, mutuelle, assureur, Pôle Emploi, centre des impôts, CPAM, CAF...). Tous les gens, organismes à qui nous devons envoyer régulièrement des courriers.

Je suis sûre que j'en oublie. Mais en mettant les liens, je m'aperçois que j'ai mis plusieurs fois les mêmes documents. Certains sont sur l'ancien site de partage et sur le nouveau. Va falloir que je revois tout ça pour remettre de l'ordre. Du coup, dans les anciens articles, certains liens risquent d'être temporairement inaccessibles.

Notre classeur bouge régulièrement en fonction des changements dans nos vies.

Une lectrice m'a demandé si le classeur maison était réservé aux mamans, aux familles... Je suis obligée de dire que non puisque j'ai démarré le mien quand j'étais au lycée (je gère mes papiers, mon budget... depuis le lycée). Et autant vous dire, qu'il n'avait rien à voir. Il y avait ce genre de fiches, mais déjà à l'époque, je n'avais pas de PC, du coup mes fiches étaient toutes faites à la main. J'ai fais le même classeur chez mes parents, et là encore, par rapport au notre, presque rien à voir. Le classeur n'est pas réservé qu'aux familles. Il suffit d'adapter en fonction de chacun.

Par exemple, de mémoire, au lycée il contenait :

  • mon emploi du temps,
  • la liste de chaque chose à prendre en fonction de chaque cours,
  • le calendrier des vacances scolaires,

Et bien sûr, un peu le même style de fiches concernant les finances, la voiture, les checks lists, les carnets d'adresses, les urgences et répertoires médicaux, les calendriers...

 
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Classer ses tickets de caisse et factures de biens

7 Mars 2014, 14:51pm

Publié par Flavie

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Dans mon classeur de maman organisée, il y a...

29 Mai 2012, 17:18pm

Publié par 1boutdevie

Suite au commentaire de Sysyinthecity, je vais vous présenter rapidement le contenu de mon classeur.  

Tout d'abord, les différentes parties, que l'on peut voir sur la photo. Et qui, changent souvent, au gré de mes humeurs, des évolutions de notre vie... Pour l'instant, je ne vais pas lister toutes les fiches faites parce que je suis en train de tout refaire, tout modifier... Je rénove mon classeur. Ça fait un moment que j'ai commencé une page pour le blog avec justement chaque catégorie et les liens directs vers les fiches. Comme quoi j'ai énormément de retard.

Dans mon classeur de maman organisée, il y a...
  •  Mes objectifs 2012

Partie 1 : Urgences et répertoires

  • les numéros d'urgence de notre ville (police, gendarme, pompiers, SAMU, l'hôpital, la Polyclinique, le service pédiatrique, le centre anti-poison...)
  • le répertoire médical (généraliste, dentiste, gynécologue, ophtalmo...)
  • le répertoire artisans (chauffagiste, plombier, électricien, menuisier, serrurier...)
  • le répertoire administratif (CPAM, CAF, Trésor Public, Centre des Impôts, Pôle Emploi, mairie, sous préfecture...)
  • le répertoire de la famille
  • le répertoire des amis
  • le répertoire professionnel

Partie 2 : Plannings

Partie 3 : Maison

  • le "qui fait quoi ?". Un tableau par mois, avec les jours et les tâches ménagères principales avec le prénom de celui qui l'a faite.
  • le tableau récapitulatif des identifiants, MDP Internet
  • la fiche de budget de remplacement des appareils électroménagers
  • la fiche d'inventaire des appareils électroménagers (qui précise : la date et le lieu d'achat, les coordonnées du magasin, le numéro de série, la date d'expiration de la garantie...)

Partie 4 : Les enfants

  • la liste du nécessaire du sac à langer
  • le budget bébé (toutes les dépenses à prévoir pour l'arrivée d'un bébé)
  • les vaccins (date, renouvellement...)
  • la CL pour préparer la rentrée scolaire

Partie 5 : Les voitures

  • le tableau de rappel d'entretien de la voiture
  • le tableau d'entretien de chaque véhicule de la famille (avec une pochette pour la copie de chaque dernière facture : dernier changement de pneus...)
  • l'assurance des véhicules : un tableau pour chaque véhicule avec les coordonnées de l'assurance, le numéro de contrat, le récapitulatif des options souscrites pour chaque véhicule...

Partie 6 : A table

  • les idées de menus
  • la liste des plats que je fais
  • le suivi des invitations (une petite récap de chaque invitation : date, personnes présentes, tout ce qui a été fait, servi pour l'apéritif, le repas... et quand c'est possible, les compliments ou remarques). Comme j'invite toujours les mêmes personnes, ça m'évite surtout de leur faire toujours la même chose. Surtout que je ne cuisine pas vraiment beaucoup de plats.
  • mon semainier

Partie 7 : Le ménage

J'aurais pu y mettre la fiche "qui fait quoi". Mais par rapport à mon organisation, ça me convient d'avantage dans la partie maison. Après, chacun met sa fiche où il veut, et surtout, comme ça lui va

  • challenge "Jeter 100 objets en 1 mois"

Partie 8 : Finances

  • préparer ses impôts
  • le tableau récapitulatif "crédits" avec la case à cocher après chaque mensualité passée qui nous rapproche de la fin (ça c'est vraiment la fiche que j'adore. Celle qu'il me tarde de brûler)
  • une fiche tableau "nos ressources". Un peu du style que la CAF demande chaque année. D'ailleurs, celle-ci je compte vite en faire un article. Faut juste que je revois un ou deux détails.
  • le tableau "budget de Noël" (qui rejoint la partie "projets en cours" à l'approche des fêtes).

Partie 9 : Loisirs et vacances

La partie vide !!! Parce que jusqu'à présent je n'avais plus eu de congés depuis 2008. Donc mes fiches sont vierges de tout projet, toutes croix, depuis tout ce temps.

  • une fiche "mes envies d'évasions". A chaque fois que je me dis "un jour je visiterais ça... ou ça...", je marque la destination sur la fiche.
  • la check-list "préparer son week-end"
  • la check-list "préparer son voyage"
  • liste des livres que je voudrais m'acheter

Partie 10 : Check list

Ça, c'est un peu le coin fouillis des check-list. Toutes celles qui ne sont pas propres à une catégorie, vont là. En fonction des projets en cours, certaines fiches rejoignent durant une période, la partie 12

  • 101 choses en 1001 jours
  • challenge "1 objet du quotidien à remplacer chaque trimestre"
  • challenge "1 meuble à s'offrir chaque année"
  • idées de cadeaux
  • documents nécessaires au dossier location
  • documents nécessaires pour une demande de crédit immobilier
  • documents nécessaires pour une demande de prêt perso
  • CL à faire avant de déménager
  • organiser un anniversaire enfant, adulte
  • organiser les fêtes de fin d'année
  • liste de nos films

Partie 11 : Papiers

  • durée de conservation des papiers
  • faire ou refaire une carte d'identité
  • faire ou refaire un passeport

Partie 12 : Projets en cours

Ex pour la grossesse :

  • ma valise de maternité
  • la liste de naissance (les indispensables, le suivi...)
  • les rendez-vous
  • le rétro planning de la grossesse
  • le répertoire médical de la grossesse (numéros des gynécologues, la maternité, la sage femme...)

Voilà, ce n'est qu'un résumé. Je tâcherais de le remplir au fur et à mesure.

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Mon parapheur annuel

16 Avril 2012, 05:11am

Publié par Flavie

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Gagner du temps avec les papiers

11 Décembre 2011, 08:28am

Publié par 1boutdevie

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