Overblog
Suivre ce blog Administration + Créer mon blog
Un coin pour Vivi, l'organisation facile

papiers & administratif

Mes étiquettes

22 Mai 2014, 17:20pm

Publié par Flavie

Bonjour à tous,

Une petite astuce pour gagner du temps lorsque vous envoyer des courriers : préparer des étiquettes.

C'est tout bête comme idée mais ça fait toujours gagner du temps. Les planches d'étiquettes vierges se trouvent dans les grandes surfaces comme dans les magasins de fournitures de bureau.

Au boulot comme à la maison, j'ai toujours des étiquettes pour les destinataires récurrents. Au boulot je me fais un classeur avec des intercalaires alphabétiques, alors qu'à la maison, je glisse chaque planche d'étiquettes dans une pochette plastique rangée à la fin de mon classeur de maman organisée. Je prends soin de classer les planches par ordre alphabétique pour gagner du temps quand il faut chercher une étiquette.

Ici j'utilise un modèle de 3x7 étiquettes.

J'ai des planches d'étiquettes pour :

  • la Caf,
  • la CPAM,
  • Pôle Emploi,
  • ma mutuelle,
  • mon assureur,
  • mon bailleur,
  • les impôts...

En fonction de mes besoins, je réimprime des planches.

etiquettes-adresses.jpg

Le document est au format word (il vous suffit de cliquer sur la photo pour accéder au téléchargement). Vous n'avez plus qu'à saisir votre adresse dans la première étiquette et la copier dans les autres pour avoir votre planche.

Bon téléchargement

Rendez-vous sur Hellocoton !

Voir les commentaires

Mes boites archives

16 Mars 2014, 10:22am

Publié par Flavie

Bonjour à tous,

Suite au commentaire de Lisanna, je vais prendre le temps de vous détailler mes boites archives.

Exit les classeurs qui allaient bien au début de notre vie commune ou quand nous étions encore chez nos parents. Les papiers s'accumulent et doivent être conservés assez longtemps (voir toute la vie pour certains). Du coup, il y a quelques mois j'ai commencé à revoir mon classement. Les classeurs me servent pour d'autres choses. Tous nos papiers sont classés directement dans des chemises à rabats qui iront à leur tour dans des boites archives.

J'économise ainsi sur le temps d'archivage le moment venu puisqu'au lieu de sortir des classeurs pour aller dans des chemises... c'est classé directement et il suffit de mettre dans les boites archives quand c'est nécessaire.

Aujourd'hui on verra mes boites archives, ensuite je vous dirais quelles chemises je glisse dedans, lesquelles je garde à portée de main. Puis chaque dossier glissé dans les chemises.

Pour savoir combien de temps conserver chaque papier, vous avez évidemment déjà imprimée la fiche PDF "durée de conservation des documents" que vous avez déjà glissée dans votre classeur de maman organisée depuis des mois

Les boites archives

J'ai une bibliothèque Expedit de chez Ikea. En tout et pour tout, ça me prend 6 cases pour tout ranger. J'ai les cases pour les boites archives, 1 case pour les chemises que je garde toujours hors boite archive parce que je les manipule très souvent. Et 1 case dans laquelle je range toutes mes fournitures en réserve.

J'ai le modèle ci-dessus parce que j'y range aussi mes fournitures pour travailler, mes classeurs de travail... Elle est placée juste à côté de mon bureau (fait par Lhom ), du coup j'ai tout à portée de main.

Banques

  • 1 chemise à rabats par compte

Crédits

  • 1 chemise par crédits

Travail/chômage

  • 1 chemise par employeur
  • 1 chemise chômage

Logement

  • 1 chemise par logement (vu que nous avons déménagé en moyenne tous les 2/3 ans jusqu'à présent, c'est faisable pour nous).

Sinon si, contrairement à nous, vous êtes du genre à rester dans un logement des années, quand les papiers des anciens logements ne sont plus nécessaires, vous pouvez faire des chemises :

  • 1 habitation,
  • électricité,
  • gaz,
  • eau
  • etc.

Impôts

  • impôts lui
  • impôts elle
  • impôts communs
  • taxe d'habitation/foncière

Abonnements divers

  • autoroutes,
  • portables
  • canalsat/canal+... tous les abonnements même résiliés, tant qu'il faut les conserver.

Dossier médical (1 boite archives par personne)

  • examens sanguins/urinaires
  • ordonnances
  • comptes-rendus des scanners/IRM/arthoscranner, radios, échographie (hors grossesse)...

Dans le mien je rajoute :

  • grossesse 1 (avec tous les examens médicaux, échographie, comptes-rendus, ordonnances... liés à ma 1re grossesse)
  • grossesse 2 (même principe que grossesse 1)

Archive personnelle que j'appelle simplement par le nom de la personne

C'est un peu ma petite boite souvenirs. J'y glisse tout ce que j'ai envie de garder. Exemple de la mienne :

  • les diplômes,
  • les carnets de correspondance du collège, surtout du lycée qui est beaucoup plus drôle niveau justification des absences
  • les papiers de ma conduite accompagnée, de mon permis...

Pour les enfants

  • mode de garde (assistante maternelle, crèche...)
  • scolarité (inscription scolaire...)
  • factures (cantine, ALAE, centres...) avec toujours au dos de la facture, la preuve de paiement puisque je règle toujours par CB.

Mes dossiers évoluent aussi au fil des années en fonction des besoins. Moustik est encore petite donc ça me convient comme ça. Peut être que lorsqu'elle sera plus grande je reverrais mon mode de classement.

Assurance/mutuelle  

  • 1 chemise par assurance

J'aurais pu mettre l'assurance voiture dans la boite "véhicule", l'assurance maison dans la boite "logement", ou faire une chemise pour chaque type d'assurance. Mais j'ai préféré ce mode de classement parce que lorsque je reçois mon avis d'échéances, toutes les assurances sont indiquées dessus. Du coup, plutôt que de devoir chercher à chaque fois dans quel dossier est rangé ce fichu avis d'échéance, je n'ai qu'à sortir le dossier de l'assureur. Nous verrons donc plus tard comment j'ai réparti chaque dossier.

Véhicule  

  • 1 chemise par véhicule

Notices des biens

  • 1 chemise pour tout ce qui touche à la puériculture
  • 1 chemise pour l'électroménager
  • etc.

Je vous prépare pour les jours à venir, le détail de chaque boite et de chaque chemise.

Rendez-vous sur Hellocoton !

Voir les commentaires

Classer ses tickets de caisse et factures de biens

7 Mars 2014, 14:51pm

Publié par Flavie

Voir les commentaires

Mon timbre en ligne

29 Septembre 2012, 13:24pm

Publié par Flavie

Depuis que le magasin presse à côté de la maison a fermé, je suis obligée d'aller en ville pour acheter mes timbres.

Ah oui, vous aussi vous trouvez ça honteux, n'est-ce pas. En ville.

J'avais déjà entendu parler de ce service de la poste, qui permet d'imprimer ses timbres de la maison, mais mon magasin presse étant dans la galerie du magasin où je fais mes courses, je n'avais pas envie de l'utiliser. Je préférais faire tourner mon petit magasin préféré.

Sauf que voilà, le petit presse étant fermé depuis plusieurs mois, la ville pour moi, c'est niet. J'ai autre chose à faire que de perdre mon temps à aller en ville, surtout pour des timbres. Et en prenant en compte que tu passes plus de temps dans la voiture et à chercher une place, qu'à acheter les timbres... je n'ai pas réfléchi longtemps.

Du coup, mon espace client laposte est bien utile. Je m'identifie, puis je commence la création de mon timbre. Je choisis le visuel, le coût, le nombre... je paye et j'imprime. Les timbres sont valables 6 mois à compter de la date d'impression et ne coûtent pas plus chers que le timbre acheté en commerce. Alors franchement, pourquoi j'irais m'embêter à prendre ma voiture ?

Tout ce que vous avez besoin de savoir avant d'utiliser ce service, c'est ICI.

Rendez-vous sur Hellocoton !

Voir les commentaires